Der neue Dokumenten-Editor ist der Arbeitsbereich für Vorlagen, die nicht mehr nur als hochgeladene Word-Datei verwaltet werden. Du bearbeitest den Text direkt in petoffice, fügst Felder aus Stammdaten ein und siehst in der Live-Vorschau mit Beispieldaten, wie das spätere Dokument erstellt wird.
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Aufruf
Du startest im Bereich Einstellungen → Dokumentenvorlagen. Öffne dort eine bestehende Vorlage. Wenn der neue Dokumenten-Editor für deinen Verein aktiv ist, erscheint der Abschnitt „Neuer Dokumenten-Editor (Beta)".
Bei einer bisherigen Vorlage klickst du auf „Zum neuen Dokumenten-Editor wechseln". petoffice übernimmt eine vorhandene Word-Datei oder bisherige HTML-Vorlage automatisch in den neuen Editor. Diese Übernahme passiert einmalig und ist ein Startpunkt für die weitere Bearbeitung. Ist die Vorlage bereits umgestellt, öffnest du sie mit „Im Editor öffnen".
Aufbau des Editors
Der Editor besteht aus drei Bereichen:
- Links bearbeitest du den eigentlichen Inhalt der Vorlage.
- Rechts siehst du die „Live-Vorschau" und darunter die Feldauswahl.
- Oben findest du die Toolbar sowie „Aktionen", „Löschen" und „Vorlage speichern".
Die Vorschau wird während der Bearbeitung regelmäßig aktualisiert. Sie verwendet Beispieldaten, zeigt aber denselben Dokumentaufbau, der später beim Erstellen eines echten Dokuments verwendet wird. Sie hilft dir dabei, Abstände, Tabellen, Seitenumbrüche und eingefügte Felder zu prüfen, bevor du die Vorlage für den echten Ablauf auswählst.
Text und Gestaltung
In der Toolbar findest du die wichtigsten Formatierungen:
- „Fett" und „Kursiv"
- „Überschrift 1" und „Überschrift 2"
- Aufzählungen und nummerierte Listen
- Schriftgröße
- linksbündige, zentrierte und rechtsbündige Ausrichtung
- Tabellen
- Seitenumbrüche
- Bilder
Viele Bedienelemente sind als Symbole dargestellt. Wenn du mit der Maus darüberfährst, zeigt petoffice die passende Bezeichnung an.
Felder einfügen
Über „Feld einfügen" und die Feldauswahl in der rechten Seitenleiste fügst du Platzhalter in die Vorlage ein. Ein Platzhalter steht für einen Wert, der erst beim Erstellen des Dokuments aus petoffice eingesetzt wird, zum Beispiel Name, Adresse, Tiernummer, Schutzgebühr oder Vermittlungsdatum.
Die verfügbaren Felder hängen vom Vorlagentyp ab. Eine Vorlage für eine Vermittlung hat andere Felder als eine Vorlage für eine Person oder eine Tierliste.
Wenn ein Feld später leer ist, kann der Platzhalter leer bleiben oder einen Ersatztext ausgeben. Das legst du im Dialog „... bearbeiten" beim jeweiligen Feld fest. Dort kannst du je nach Feldtyp auch einstellen, wie Datumswerte oder Ja/Nein-Werte dargestellt werden.
Nach einer übernommenen Word- oder HTML-Vorlage können an einzelnen Stellen Hinweise stehen, die du noch prüfen musst. Lösche alte Platzhaltertexte dort nicht einfach blind, sondern ersetze sie durch passende Felder aus der Feldauswahl. So stellst du sicher, dass beim Erstellen echte petoffice-Daten eingesetzt werden.
Tabellen
Über das Tabellen-Symbol fügst du Tabellen ein. Tabellen eignen sich für strukturierte Angaben, etwa Tierdaten, Rechnungspositionen oder Kontrollpunkte.
Wenn du eine Tabelle auswählst, kannst du sie bearbeiten. Du kannst Zeilen und Spalten hinzufügen oder entfernen, Rahmen ein- und ausblenden und den Zellabstand steuern.
Bedingungen
Mit „Bedingung" fügst du Inhalte ein, die nur unter bestimmten Voraussetzungen im Dokument erscheinen. Ein typisches Beispiel ist ein Abschnitt, der nur angezeigt wird, wenn ein Tier kastriert ist oder wenn eine Telefonnummer vorhanden ist.
Im Dialog „Bedingung bearbeiten" wählst du ein Feld, einen Operator und bei Bedarf einen Wert. Die verfügbaren Operatoren richten sich nach dem Feld. Beispiele sind „ist ausgefüllt", „ist leer", „ist gleich", „enthält", „ist ja" und „ist nein".
Wiederholungen
Mit „Inhalt wiederholen" erstellst du Bereiche, die für mehrere Einträge ausgegeben werden. Das ist wichtig, wenn eine Vorlage eine Liste enthält, zum Beispiel mehrere Tiere, mehrere Rechnungspositionen oder mehrere Datensätze aus einer Listen-Vorlage.
petoffice zeigt dir im Dialog die wiederholbaren Sammlungen an, die für den aktuellen Vorlagentyp verfügbar sind. Innerhalb des wiederholten Bereichs kannst du Felder des aktuellen Elements verwenden.
Kopfzeile, Fußzeile und Seitenumbrüche
Über die Dokumenteinstellungen beziehungsweise die Toolbar kannst du Kopf- und Fußzeilen bearbeiten. Dort kannst du normalen Text und Felder verwenden. Seitenumbrüche fügst du über „Seitenumbruch" ein, wenn ein Abschnitt auf einer neuen Seite beginnen soll.
Kopf- und Fußzeilen eignen sich für Vereinsdaten, Dokumenttitel, Seitenzahlen oder kurze Hinweise.
Unterschriften
Über „Unterschrift" fügst du eine Stelle ein, an der später eine Unterschrift platziert werden kann. Das ist vor allem für Vertragsvorlagen wichtig, die im Signaturprozess verwendet werden.
Plane rund um die Unterschrift genug Platz ein. Prüfe die Vorschau und erstelle nach der Umstellung ein Testdokument, bevor du die Vorlage im echten Ablauf nutzt.
DOCX importieren und exportieren
Über „Aktionen" kannst du eine DOCX-Datei importieren. petoffice versucht dabei, den Inhalt in das interne Vorlagenformat des neuen Editors zu übernehmen. Diese Konvertierung ist hilfreich als Startpunkt, ersetzt aber nicht die Prüfung der Vorlage.
Über „DOCX exportieren" kannst du die Vorlage wieder als Word-Datei ausgeben. Das ist praktisch, wenn du eine Vorlage außerhalb von petoffice prüfen oder archivieren möchtest.
Speichern und live schalten
Mit „Vorlage speichern" speicherst du eine neue Version der Vorlage. Danach fragt petoffice, ob diese Version live geschaltet werden soll.
Eine live geschaltete Version ist die aktive Version innerhalb des neuen Dokumenten-Editors. Wenn du die aktuelle Live-Version behalten möchtest, kannst du die neue Version speichern, ohne sie live zu schalten.
Über „Aktionen → Versionen" öffnest du die Versionshistorie. Dort siehst du gespeicherte Versionen, erkennst die aktuelle Live-Version und kannst eine frühere Version wieder live schalten oder als Ausgangspunkt für eine neue Bearbeitung verwenden.
Wichtig: Das Live-Schalten einer Version entscheidet noch nicht, ob petoffice beim Erstellen neuer Dokumente bereits den neuen Dokumenten-Editor verwendet. Diese Auswahl stellst du in der Dokumentenvorlage unter „Verwendete Dokumentenvorlage" ein. Solange dort „Bisherige Vorlage" ausgewählt ist, kannst du im neuen Editor testen, ohne den laufenden Ablauf umzustellen.
Testen vor der Nutzung
Erstelle nach größeren Änderungen immer ein Testdokument aus dem jeweiligen Profil oder Prozess. Prüfe dabei:
- Sind alle Felder gefüllt oder bewusst leer?
- Stimmen Seitenumbrüche, Tabellen und Abstände?
- Sind Kopf- und Fußzeile auf allen Seiten sinnvoll?
- Werden Bedingungen korrekt ein- oder ausgeblendet?
- Funktionieren Wiederholungen mit einem und mit mehreren Einträgen?
Erst wenn das Testdokument passt, solltest du die Vorlage im echten Vereinsablauf verwenden.