Ein Tier in petoffice wird mithilfe eines Vermittlungsprozesses an einen neuen Halter gegeben. Der Vermittlungsprozess ist dabei eine Checkliste, die dich und die anderen Vermittler durch die Vermittlung begleitet und sicherstellt, dass alle wichtigen Schritte eingehalten werden.
So werden im Vermittlungsprozess Vorkontrolle, Transport, Vertragserstellung, Veterinäramtsprüfung, Übergabe und Nachkontrolle abgebildet.
Zudem werden alle aktiven Vermittlungsprozesse in der Anzeige "Vermittlungsübersicht" im Hauptmenü angezeigt, um so die Transportplanung zu vereinfachen.
Der Vermittlungsprozess garantiert darüber hinaus, dass alle wichtigen Informationen dauerhaft dokumentiert und für alle Beteiligten einsehbar sind. Hierzu gehören auch VK-Ergebnisse, Schutzverträge, Rechnungen etc.
Vermittlungen anzeigen
Jedes Tier hat in seinem Profil das Tab "Vermittlung". Hier siehst du auf einen Blick neben dem aktuellen Halter und dem Vermittlungsdatum auch eine Liste sämtlicher Vermittlungsprozesse des Tieres. Auch wenn ein Tier nur einmal vermittelt wurde, kann es hier mehrere Vermittlungsprozesse geben: Nicht jeder Vermittlungsprozess entspringt einer abgeschlossenen Vermittlung. Es bedeutet lediglich, dass die Vermittlung an eine bestimmte Person gestartet wurde. Oftmals stellt sich während der Vermittlung heraus, dass ein Adoptant nicht für ein Tier geeignet ist, etwa durch eine negative Vorkontrolle. In diesem Fall wird die Vermittlung abgebrochen, bleibt aber zu Archivierungszwecken dennoch in der Übersicht erhalten.
Die Farbe in der Tabelle gibt den Status der Vermittlung an:
- Grüne Vermittlungen wurden erfolgreich abgeschlossen
- Die Zeile mit fett gedrucktem Text gibt zudem an, dass es sich hierbei um den aktuellen Halter handelt (-> Wo ist das Tier gerade?)
- Gelbe Vermittlungen sind derzeit aktiv, aber noch nicht abgeschlossen
- Graue Vermittlungen wurden abgebrochen und sind nur noch zu Dokumentationszwecken vorhanden
Vermittlung starten
Um einen Vermittlungsprozess zu starten, klicke oben rechts in Liste auf "[Tiername] vermitteln". Im folgenden kannst du eingehende Interessenten auswählen und dann den Prozess starten. Dieser taucht anschließend direkt in der Liste auf. Mit einem Klick, kannst du dir die Details ansehen.
Vermittlung bearbeiten
Während des Verlaufs der Vermittlung, also über die VK, Vertragsunterzeichnung etc. hinweg, ist der Vermittlungsprozess offen und hilft dir mit deinem Verein, den aktuellen Stand der Dinge zu dokumentieren. Während dieser Zeit, kannst du den Vermittlungsprozess über diese Wege aufrufen:
- Im Reiter "Meine Vermittlungen" deines persönlichen Dashboards (wenn du der zugewiesene Bearbeiter bist)
- In der Vermittlungsübersicht (Transport-Symbol im Hauptmenü links)
- Über das Tierprofil im Tab "Vermittlung"
Mit einem Klick auf den Vermittlungsprozess öffnen sich die Details und können bearbeitet werden. Diese Änderungen sind für alle anderen Benutzer sichtbar. Hast du eine Änderung vorgenommen, solltest du immer auf "Speichern" drücken, sodass die Änderung für andere sichtbar ist. Ist ein Schritt durchgeführt, wird er beim Speichern automatisch abgehakt und geschlossen.
Diese Information spiegelt sich auch in der Status-Anzeige der Vermittlungsübersicht wieder.
Vermittlung abschließen
Die Vermittlung sollte abgeschlossen werden, wenn du das Tier an seinen neuen Halter übergeben hast. Bitte stelle sicher, dass zu diesem Zeitpunkt das Vermittlungsdatum korrekt gesetzt ist und entscheide, ob für die Vermittlung ein Eintrag im Bestandsbuch erzeugt werden soll.
Die wichtigste Voraussetzung zum Abschluss der Vermittlung ist, dass die Option „Tier(e) übergeben" angehakt ist. Danach wird „Speichern & Übergabe abschließen" aktiv.
Nach dem Klick zeigt petoffice einen Bestätigungsdialog. Dort siehst du noch einmal, welche Angaben übernommen werden. Wenn ein Tier aktuell noch bei einem anderen Halter hinterlegt ist, weist petoffice darauf hin. Erst wenn du die Folgen bestätigst, wird die Vermittlung abgeschlossen.
Was passiert mit Abschluss der Vermittlung?
Beim Abschluss der Vermittlung werden mehrere Änderungen gespeichert:
- Der ausgewählte Adoptant oder die ausgewählte Pflegestelle wird als neuer Halter hinterlegt
- Das Vermittlungsdatum wird übernommen
- Wenn ein Bestandsbucheintrag vorgesehen ist, wird er gespeichert
- Der Vermittlungsprozess wird auf „Erfolgreich" gesetzt
- Nach dem Abschluss kann die Vermittlung nur von Personen mit der nötigen Berechtigung wieder geöffnet oder abgebrochen werden
Vermittlung abbrechen
Kommt die Vermittlung aus irgendeinem Grund nicht zustande, kannst du den Vermittlungsprozess abbrechen. Er bleibt erhalten, verschwindet aber aus den aktiven Vermittlungen.
Die Vermittlung kann in der Vermittlungscheckliste über das Menü „Aktionen" mit „Abbrechen" beendet werden. petoffice zeigt auch hier einen Bestätigungsdialog. Darin siehst du, dass die Vermittlung als abgebrochen markiert wird, das Vermittlungsdatum nicht angewendet wird und bestehende Halter erhalten bleiben.
Vermittlung wiederherstellen
Wurde eine Vermittlung abgeschlossen oder abgebrochen und du stellst fest, dass Daten unvollständig oder fehlerhaft hinterlegt wurden, kannst du die Vermittlung wiederherstellen, sofern deine Rolle die nötige Berechtigung hat. Dabei ändert sich der Status des Vermittlungsprozesses wieder auf „Aktiv". Danach kannst du Daten korrigieren und den Prozess auf Wunsch erneut abschließen oder abbrechen.
Vermittlung übertragen
Über das Menü „Aktionen" in der Checkliste kannst du eine Vermittlung übertragen. Hierbei wird lediglich die zugewiesene Person (Halter) geändert, alle anderen Informationen der Vermittlung bleiben aber unberührt.
Die neue Zuweisung der Vermittlung sollte nur vorgenommen werden, wenn ein doppeltes Adoptantenprofil zusammengelegt werden soll. Die Neuzuweisung ändert nichts an bereits geschlossenem Vertragswerk oder irgendwelchen anderen Eigenschaften der Vermittlung!
Häufige Fragen
| Wie kann ich einen fehlerhaften Bestandsbucheintrag für eine bereits abgeschlossene Vermittlung korrigieren? |
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| Wenn du die Vermittlung wiederherstellst, kannst du die Daten korrigieren und die Vermittlung danach erneut abschließen. Der Bestandsbucheintrag wird dann mit den korrigierten Angaben neu gespeichert. |