Migration zum neuen Dokumenten-Editor

Die Migration zum neuen Dokumenten-Editor übernimmt bestehende Vorlagen so weit wie möglich automatisch. Sie ist als Arbeitserleichterung gedacht: petoffice erstellt einen brauchbaren Ausgangspunkt, den du anschließend im neuen Editor prüfst und bei Bedarf nacharbeitest.

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Ziel der Migration

Der neue Dokumenten-Editor arbeitet anders als die bisherigen Vorlagen. Statt HTML-Fragmente oder hochgeladene Word-Dateien direkt an die bisherige Dokumentenerstellung zu übergeben, wird die Vorlage in ein internes Dokumentformat übernommen. Aus diesem Format erzeugt petoffice die Vorschau und später das fertige Dokument.

Der wichtigste Vorteil: Der neue Dokumenten-Editor ist robuster. Aus einer gespeicherten Vorlage soll immer ein Dokument entstehen. Wenn einzelne Felder leer sind oder ein optionaler Abschnitt keine Daten hat, bleibt eher eine Stelle leer oder ein Abschnitt sieht anders aus als gewünscht. Der Ablauf endet aber nicht mehr so leicht mit einer technischen Fehlermeldung, bei der gar kein Dokument entsteht.

Trotzdem gilt: Die Migration ist keine pixelgenaue Kopie. Word, HTML und der neue Dokumenten-Editor haben unterschiedliche Möglichkeiten. Prüfe jede migrierte Vorlage vor der Nutzung.

Migration starten

Öffne Einstellungen → Dokumentenvorlagen und wähle die Vorlage aus, die du migrieren möchtest. Im Abschnitt „Neuer Dokumenten-Editor (Beta)" klickst du auf „Zum neuen Dokumenten-Editor wechseln".

petoffice entscheidet anhand der vorhandenen Vorlage, was übernommen wird:

Ist eine DOCX-Datei hinterlegt, wird diese importiert.
Ist eine bisherige HTML-Vorlage vorhanden, wird der HTML-Inhalt übernommen.
Gibt es keine übernehmbare Vorlage, startet der neue Editor mit einer leeren Vorlage.

Die Übernahme ist ein einmaliger Startpunkt. Wenn du die alte Word-Datei danach erneut änderst oder hochlädst, werden diese Änderungen nicht automatisch in die bereits übernommene Vorlage im neuen Editor übertragen.

Nach der Übernahme öffnest du die Vorlage mit „Im Editor öffnen". In der Dokumentenvorlage kannst du über „Verwendete Dokumentenvorlage" weiterhin die „Bisherige Vorlage" verwenden. Dadurch kannst du im neuen Editor testen und nacharbeiten, ohne dass neu erstellte Dokumente schon umgestellt werden.

Best-Effort-Konvertierung

Die Konvertierung ist bewusst best effort. Das bedeutet: petoffice versucht, möglichst viel Struktur und Inhalt zu übernehmen, ohne zu versprechen, dass jedes Detail identisch aussieht.

In der Regel werden diese Inhalte gut übernommen:

normaler Fließtext
Überschriften
einfache Fett- und Kursivformatierung
Listen
einfache Tabellen
vorhandene Platzhalter, soweit sie erkannt werden
einfache Kopf- und Fußzeilen aus DOCX-Dateien

Diese Dinge solltest du besonders prüfen:

sehr komplexe Tabellen
verschachtelte Tabellen
manuell platzierte Elemente
genaue Abstände und Seitenumbrüche
Bilder mit besonderem Zuschnitt oder freier Positionierung
Kopf- und Fußzeilen mit vielen Layout-Elementen
alte HTML-Tricks, die nur für die bisherige Dokumentenerstellung gedacht waren
Bedingungen oder Wiederholungen, die bisher über spezielle Platzhalter gelöst wurden

Platzhalter nach der Migration prüfen

Der wichtigste Schritt nach der Migration ist die Prüfung der Platzhalter. Öffne die Vorlage im neuen Editor und kontrolliere alle Stellen, an denen Daten aus petoffice eingesetzt werden.

Achte besonders auf:

Personendaten
Tierdaten
Vermittlungsdaten
Schutzgebühren und Rechnungspositionen
Datumsangaben
Ja/Nein-Werte
Unterschriften
Listen oder wiederholte Bereiche

Wenn ein Platzhalter nicht richtig erkannt wurde, füge ihn über die Feldauswahl neu ein. Lösche danach den alten Textplatzhalter aus der Vorlage.

Bei Feldern, die leer sein können, lohnt sich ein Ersatztext. Öffne dazu den Bearbeitungsdialog des Platzhalters und fülle „Ersatztext" aus. Dieser Text erscheint, wenn beim Erstellen kein Wert vorhanden ist.

Wenn petoffice bei der Übernahme unsichere Stellen erkennt, können im Dokument Hinweise stehen bleiben. Prüfe diese Hinweise einzeln. Meist geht es darum, einen alten Platzhaltertext zu entfernen und stattdessen das passende Feld aus der Feldauswahl einzusetzen.

Bedingungen neu aufbauen

Alte Vorlagen lösen optionale Abschnitte oft über spezielle HTML-Logik oder handgeschriebene Platzhalter. Nach der Migration solltest du solche Stellen durch echte Bedingungen im neuen Editor ersetzen.

Beispiele:

Ein Abschnitt soll nur erscheinen, wenn eine Telefonnummer vorhanden ist.
Ein Satz soll nur erscheinen, wenn eine Schutzgebühr hinterlegt ist.
Ein Hinweis soll nur bei Pflegestellenverträgen erscheinen.
Eine TASSO-Passage soll nur erscheinen, wenn die Zustimmung vorliegt.

Füge dafür über die Toolbar „Bedingung" ein und wähle im Dialog das passende Feld und den passenden Operator. Danach verschiebst du den optionalen Text in diesen Bedingungsblock.

Wiederholungen neu aufbauen

Wiederholte Inhalte aus alten Vorlagen müssen häufig nachgearbeitet werden. Das betrifft vor allem Transportlisten, Tierlisten, Personenlisten, Rechnungspositionen oder Vorlagen mit mehreren Tieren.

Nutze dafür im neuen Editor „Inhalt wiederholen". Wähle die passende Sammlung aus und füge innerhalb des wiederholten Bereichs die Felder des aktuellen Eintrags ein.

Prüfe danach unbedingt Beispiele mit einem Eintrag und mit mehreren Einträgen. Viele Layoutprobleme sieht man erst, wenn tatsächlich mehrere Zeilen oder Abschnitte erzeugt werden.

Layout nacharbeiten

Nach einer Migration ist fast immer etwas Layoutarbeit nötig. Gehe die Vorlage von oben nach unten durch und prüfe:

Überschriftenhierarchie
Abstände vor und nach Abschnitten
Tabellenbreiten
Rahmen und Zellabstände
Seitenumbrüche
Kopf- und Fußzeilen
Platz für Unterschriften
Bilder und Logos

Wenn eine alte Vorlage sehr stark über Word-Layout oder HTML gestaltet war, ist es oft schneller, im neuen Editor eine saubere Struktur nachzubauen, statt jede übernommene Formatierung zu retten.

Live-Version und verwendete Vorlage

Beim Speichern erstellt petoffice eine neue Version. Diese Version wird nicht unbemerkt zur aktiven Vorlage. Du entscheidest im Dialog, ob du die gespeicherte Version live schalten möchtest.

Die Live-Version gehört zum neuen Dokumenten-Editor. Sie legt fest, welche gespeicherte Editor-Version verwendet wird, falls die Dokumentenvorlage auf den neuen Editor umgestellt ist.

Davon getrennt ist die Einstellung „Verwendete Dokumentenvorlage" in der Dokumentenvorlage. Dort entscheidest du, ob petoffice neue Dokumente weiterhin aus der bisherigen Vorlage oder aus dem neuen Dokumenten-Editor erstellt.

Für die Migration empfiehlt sich dieser Ablauf:

Vorlage migrieren.
Im Editor nacharbeiten.
Speichern, aber die bisherige Live-Version zunächst behalten.
Testdokumente erstellen und prüfen.
Wenn alles passt, die neue Version über „Aktionen → Versionen" live schalten.
In der Dokumentenvorlage „Verwendete Dokumentenvorlage" auf „Neuer Dokumenten-Editor" stellen und speichern.

So kannst du an einer migrierten Vorlage arbeiten, ohne den laufenden Vereinsbetrieb sofort umzustellen. Erst der letzte Schritt sorgt dafür, dass neu erstellte Dokumente wirklich aus dem neuen Dokumenten-Editor kommen.

Testfälle nach der Migration

Teste jede Vorlage mit realistischen Daten. Eine gute Prüfung enthält mehrere Varianten:

ein Datensatz mit vollständig ausgefüllten Feldern
ein Datensatz mit fehlenden optionalen Feldern
ein Datensatz mit langen Namen, langen Adressen oder viel Beschreibungstext
bei Vermittlungen ein Fall mit Schutzgebühr, Vertrag, Übergabe und Unterschrift
bei Listen ein Fall mit mehreren Einträgen
bei Tabellen ein Fall mit langen Zellinhalten

Prüfe das Ergebnis als PDF und, wenn du DOCX-Ausgabe verwendest, auch als Word-Datei. Die PDF-Vorschau und eine exportierte DOCX-Datei können sich im Detail unterscheiden, weil Word ein eigenes Layout-System verwendet.

Caveats

Die folgenden Punkte sind bei Migrationen normal:

Eine DOCX-Datei kann im neuen Editor anders umbrechen als in Word.
Sehr genaue Positionierungen aus Word werden nicht immer gleich übernommen.
HTML-Stile aus alten Vorlagen werden nicht vollständig in Editor-Formatierungen übersetzt.
Alte Hilfskonstruktionen für Bedingungen und Schleifen sollten durch echte Bedingungen und Wiederholungen ersetzt werden.
Bilder müssen eventuell neu eingefügt oder neu skaliert werden.
Tabellen mit vielen Spalten brauchen oft eine manuelle Nachbearbeitung.
Unterschriftenbereiche sollten neu geprüft werden, besonders bei digitalen Verträgen.

Was besser wird

Der neue Dokumenten-Editor nimmt dir vor allem die Abhängigkeit von empfindlichen alten Vorlagen. Er ist darauf ausgelegt, aus einer gespeicherten Vorlage zuverlässig ein Dokument zu erzeugen. Leere Felder, fehlende optionale Werte oder kleine Layoutabweichungen führen nicht mehr dazu, dass gar kein Dokument erstellt werden kann.

Das heißt nicht, dass jedes Ergebnis ohne Prüfung fachlich perfekt ist. Es heißt aber, dass du Probleme eher im fertigen Dokument siehst und korrigieren kannst, statt dass die bisherige Dokumentenerstellung mit einer technischen Fehlermeldung abbricht.

Praktische Reihenfolge für deinen Verein

Migriere nicht alle Vorlagen gleichzeitig. Beginne mit einer einfachen Vorlage, zum Beispiel einem internen Formular oder einer Übersicht. Danach folgen häufig genutzte Verträge und zuletzt die komplexesten Vorlagen.

Für jede Vorlage solltest du festhalten:

ob die Migration abgeschlossen ist
welche Stellen nachbearbeitet wurden
mit welchen Beispieldaten getestet wurde
ab welcher Version die Vorlage live ist

So bleibt nachvollziehbar, welche Dokumente bereits produktiv mit dem neuen Dokumenten-Editor laufen und welche noch mit der bisherigen Vorlage erstellt werden.