Bestandsbuch

Bestandsbuch

Das deutsche Veterinäramt verlangt von Tierschutzvereinen im §11 des Tierschutz-Gesetzes, dass diese ein gebundenes Bestandsbuch führen, in dem alle Tiere und deren Einfuhr nach Deutschland vermerkt werden. petoffice stellt hierfür eine §11-konforme Lösung zur Verfügung, mit derer sich das Veterinäramt sämtliche Informationen direkt über euer petoffice-Konto abholen kann.

In das Bestandsbuch gelangst du über den Punkt „Tiere“ → „Bestandsbuch“.

Das Bestandsbuch führt alle nach § 11 relevanten Informationen über Vermittlungen. Diese sind unveränderlich nach Abschluss der Vermittlung und können nur zur Fehlerkorrektur von Administratoren gelöscht und annotiert werden. Alle Einträge sind für eine grobe Einordnung auf der linken Seite des Bestandsbuchs nach Tierart und Ankunftsjahr sortiert. Mit Klick auf eine Jahreszahl öffnet sich rechts die Detailansicht, in der sämtliche Ankünfte in diesem Jahr nach Datum sortiert abgelegt sind. Mit einem Klick auf ein bestimmtes Datum öffnet sich die Übersicht aller Tiere, die an diesem Tag eingereist sind.

Folgende Informationen werden geführt und decken somit alle Anforderungen des Veterinäramtes ab:

• Name, Geschlecht, Rasse, Geburtsdatum und Chipnummer des Tieres
• Information ob kastriert/unkastriert
• Unveränderliche Kennzeichen des Tieres
• Ankunftsort
• Information über die Art der Vermittlung (Pflegestelle/Endstelle)
• Herkunftsadresse (Adresse des abgebenden Vereins zum Zeitpunkt der Vermittlung aus der Personendatenbank)
• Empfängeradresse (Adresse des Adoptanten zum Zeitpunkt der Vermittlung aus der Personendatenbank)

Mit einem Klick auf eine Vermittlung kommt man zur Profilseite des Tieres, von da aus lässt sich auch zur Profilseite des Adoptanten und des zuständigen Mitgliedes navigieren.

Für das Veterinäramt kann in petoffice ein beschränkter Zugriff angelegt werden, mit dem ausschließlich der Zugriff auf das Bestandsbuch möglich ist. Nicht alle Veterinärämter sind bereit, sich die Informationen online abzuholen. Im Zweifelsfall kann die Ansicht des Bestandsbuches auch ausgedruckt werden.

Erstellung von Bestandsbucheinträgen

Bestandsbucheinträge in petoffice musst du nicht händisch anlegen. Vielmehr dienen sie als Dokumentation über die entstandenen Tiervermittlungen. Wenn du also ein Tier in petoffice vermittelst (entweder über den Bewerbungs-/Vermittlungsprozess oder über die Funktionen "Adoptant zuweisen" oder "Pflegestelle zuweisen"), wird automatisch ein Bestandsbucheintrag angelegt. Im Vermittlungsprozess kannst du auswählen, ob für die aktuelle Vermittlung ein Bestandsbucheintrag erzeugt werden soll.

Dieser Regler ist standardmäßig immer gesetzt. Solltest du die Bestandsbuch-Funktion von petoffice nicht benutzen wollen oder immer explizit einen Bestandsbucheintrag aktivieren, wenn du ihn benötigst kannst du den Vorgabewert für die Anlage von Bestandsbucheinträgen als Administrator im Bereich "Einstellungen" -> "Stammdatenbank" ändern.

Ursprung der Daten im Bestandsbuch

Bestandsbucheinträge werden automatisch angelegt und aktualisiert, bis eine Vermittlung abgeschlossen wurde. Danach bleiben sie im aktuellsten Zustand zum Zeitpunkt des Vermittlungsendes bestehen. Der Hintergrund ist, dass das Bestandsbuch die Daten zum Zeitpunkt der Vermittlung führt.

• Tier: Tierdaten in der Stammdatenbank zum Zeitpunkt des Vermittlungsabschluss
• Unveränderliche Kennzeichen: Feld aus den Tierdaten in der Stammdatenbank zum Zeitpunkt des Vermittlungsabschluss
• Ankunftsort: Ankunftsort im Transport-Bereich der Vermittlung zum Zeitpunkt des Vermittlungsabschluss
• Von: Feld "Vorbesitzer" im Transport-Bereich der Vermittlung zum Zeitpunkt des Vermittlungsabschluss
• Zu: Daten des neuen Adoptanten der Vermittlung zum Zeitpunkt des Vermittlungsabschluss

Ändern von Einträgen

Bestandsbucheinträge werden automatisch für aktive Vermittlungen angelegt. Solange die Vermittlung noch nicht abgeschlossen ist, ändern sich alle Daten (also auch etwa geänderte Personendaten in der Stammdatenbank) automatisch auch im Bestandsbuch. Ist die Vermittlung abgeschlossen, wird der Bestandsbucheintrag finalisiert. Ab diesem Zeitpunkt haben Änderungen an der Vermittlung, am Tier oder der Person keine Auswirkung mehr auf die im Bestandsbuch angezeigten Daten. Ob ein Eintrag bereits finalisiert ist, erkennst du an seiner Farbe: Noch veränderliche Einträge werden ausgegraut dargestellt.

Nach Finalisierung eines Bestandsbucheintrages kann dieser nur noch von einem Administrator angepasst werden. Hierfür stehen drei Möglichkeiten zur Auswahl: Es kann eine Notiz hinzugefügt werden, der Eintrag kann durchgestrichen oder vollständig entfernt werden.

Um einen Eintrag zu ändern, klicke auf das Symbol mit dem Stift neben dem entsprechenden Eintrag.

Bestandsbuch exportieren

Als Administrator kannst du im Bereich "Einstellungen" -> "Datenexport" das Bestandsbuch in zwei Formaten exportieren.

Exporttyp: Bestandsbuch

Hierbei werden alle Daten aus dem Bestandsbuch in jeweils eigenen Spalten exportiert. Dieses Format eigent sich besonders gut für die maschinelle Weiterverarbeitung oder wenn in Excel, etwa über Filter oder Sortierungen mit den Daten gearbeitet werden soll.

Exporttyp: Bestandsbuch (Anzeige wie Bestandsbuch)

In diesem Exporttyp werden die Bestandsbuchdaten im selben Format exportiert, welches auch zur Anzeige des Bestandsbuchs in petoffice selbst verwendet wird. Das ist besonders dann hilfreich, wenn die exportierte Datei lediglich gelesen oder ausgedruckt werden soll.