petoffice Dokumentation

Anzeigen & Bewerbungen

Anzeigen & Bewerbungen

Bei einer Anzeige handelt es sich in petoffice um einen Link zum Online-Bewerbungsformular, der die individuelle Bewerbung für ein Tier oder ein Tierpärchen ermöglicht.

Das Bewerbermanagement in petoffice erlaubt es dir und deinem Verein, den Prozess der Interessensbekundung an einem Tier bis hin zur Vermittlung möglichst einfach und effektiv abzubilden. Hierfür stellt petoffice Bewerbungsformulare (auch Selbstauskunft, Erstauskunft) zur Verfügung, die du direkt auf deiner Homepage, in Social Media-Kanälen, auf Flyern und Vermittlungsplattformen teilen kannst. Bewirbt sich ein Interessent für ein Tier, landen seine Daten inklusive des ausgefüllten Fragebogens direkt in petoffice und können von dort aus geprüft werden.

Aus einer vielversprechenden Bewerbung kannst du auf Knopfdruck einen Vermittlungsprozess starten, die dich durch den gesamten Prozess der Vermittlung begleitet und unterstützt.

Selbstauskunft

Du kannst entweder das Bewerbungsformular ohne Tierbezug nutzen, oder einen Link verwenden, der direkt zur Bewerbung für ein bestimmtes Tier verwendet werden kann. Hierbei bekommt petoffice automatisch alle Informationen zum Tier und kann dich bestmöglich unterstützen.

Der Vorteil bei Verwendung des Online-Bewerbungsformulares ist, dass alle Informationen zum Interessenten in petoffice automatisch angelegt werden. petoffice kümmert sich auch darum, bei mehrfachen Bewerbungen derselben Person, Profildaten anhand eines Adressabgleiches zum bestehenden Profil zuzuordnen. Dies erspart dir doppelte Datensätze und viel Aufwand bei der Datenpflege.

Mit Tierbezug

Für jedes Tier, was du in deiner Stammdatenbank anlegst, wird automatisch ein Link erzeugt, mit dem sich ein Interessent direkt für dieses Tier bewerben kann. Das Bewerbungsformular entspricht dabei dem ohne Tierbezug, allerdings wird direkt eine Verknüpfung zum Tier hergestellt, sodass du in petoffice nach Einsicht des Fragebogens direkt eine Vermittlung für dieses Tier starten kannst.

Den Link zum Bewerbungsformular für ein bestimmtes Tier findest du im jeweiligen Tierprofil an der rechten Seite ganz unten im Bereich "Anzeigen":

Anzeigen im Tierprofil von petoffice

Diesen Link kannst du auf deiner Homepage oder in Sozial Media-Posts hinterlegen, sodass sich Interessenten direkt für das Tier bewerben können. Nach der Bewerbung bekommst du eine E-Mail-Benachrichtigung gesendet und die Bewerbung taucht auf deinem Dashboard und bei der Person auf.

Achte darauf, dass du den Link komplett kopierst und er auch am Ende mit dem übereinstimmt, was in petoffice angezeigt wird. Ist der Link nicht komplett identisch, funktioniert die Zuordnung zum gewünschten Tier nicht.

Ohne Tierbezug

Möchtest du ein allgemeines Bewerbungsformular hinterlegen, das nicht an ein bestimmtes Tier gebunden ist, kannst du das Formular ohne Tierbezug verwenden. Wird hierüber eine Selbstauskunft abgegeben, so taucht die Bewerbung ebenfalls mit allen personenbezogenen Daten auf, allerdings kannst du nicht direkt eine Vermittlung starten. Das ist besonders hilfreich, wenn du den Interessenten selbst einen Vorschlag machen möchtest, welche Tiere gut zu ihnen passen.

Nachdem sich die Fragen je nach Tierart oftmals unterscheiden, gibt es für jede Tierart einen eigenen Link. So kannst du sicherstellen, dass jeder Bewerber den passenden Fragebogen ausfüllt.

Benachrichtigung bei neuen Bewerbungen

Bei Eingang einer neuen Bewerbung werden alle in konfigurierten Kanäle benachrichtigt. E-Mails werden hierbei an die im Bereich "E-Mail Einstellungen" hinterlegten Adressen gesendet. Zusätzlich kannst du dich in einem Slack-Kanal benachrichtigen lassen, wenn du die entsprechende Webhook-URL hinterlegt hast.

Auswertung der Selbstauskunft

Zur Bewerbung gelangst du entweder über den in der E-Mail hinterlegten Link oder über dein persönliches Dashboard. Im Bereich "Neue Bewerbungen" taucht jede eingehende Bewerbung auf. Mit einem Klick gelangst du direkt zum ausgefüllten Fragebogen. Den kannst du als PDF-Datei speichern, oder direkt in petoffice prüfen, ggf. mit dem Interessenten in Kontakt treten und die Bewerbung dann ablehnen oder annehmen. Bei einer Bewerbung mit Tierbezug wird mit einem Klick auf "Annehmen" automatisch eine Vermittlung erzeugt, sollte es sich um eine Bewerbung ohne besonderen Tierbezug handeln, musst du an dieser Stelle mit dem Interessenten in Verbindung treten und ihm bei der Auswahl eines Tieres helfen. Anschließend kannst du die Vermittlung händisch anlegen.

Wenn du nach einer Bewerbung aus der Vergangenheit suchst, kannst du auch einfach das Personenprofil öffnen. Im Tab "Bewerbungen" steht dir eine komplette Historie der Bewerbungen dieser Person zur Verfügung.

Bewerbung als Pflegestelle

Analog zur Selbstauskunft gibt es auch einen Bogen für neue Pflegestellen. Hierbei bewirbt sich der Interessent nicht für ein spezielles Tier, der Fragebogen funktioniert also ähnlich wie die Selbstauskunft ohne Tierbezug. Bewirbt sich ein Interessent als Pflegestelle, wird er in petoffice automatisch als Pflegestelle für die ausgewählte Tierart registriert. Auch hier kannst du je nach Tierart unterschiedliche Fragen und passende Antwortmöglichkeiten festlegen und den zur Tierart passenden Link zur Bewerbung als Pflegestelle verteilen.

Tierpärchen

Gelegentlich finden sich im Tierheim oder in Tierauffangstationen Freunde für's Leben. Gerade dann möchte man sie bei einer Vermittlung nicht auseinanderreißen. Genau aus diesem Grund gibt es in petoffice Tierpärchen. Nach der separaten Anlage können gemeinsame Anzeigen für zwei Tiere angelegt werden. Aus Sicht der Vermittlung gibt es dann im Online-Bewerbungsformular nur einen Link, mit dem sich Interessenten für beide Tiere bewerben können. Ein Tier kann auch Mitglied von mehreren Tierpärchen sein. Haben sich also drei Freunde gefunden, sollen aber immer zu zweit vermittelt werden, dann können also beispielsweise drei Pärchen mit jeweils zwei Tieren erstellt werden. Für jedes dieser Pärchen gibt es dann einen separaten Link, der jeweils auf der Profilseite des Tieres abgerufen werden kann.

Anlage einer gemeinsamen Anzeige

Im Tierprofil kannst du im Menü mit den drei Punkten (oben rechts) eine Anzeige anlegen. In dem sich öffnenden Dialog hast du nun die Möglichkeit ein zweites Tier auszuwählen, das auch in diese Anzeige mit aufgenommen werden soll.

Nachdem du die Anzeige erstellt hast, taucht rechts in der Seitenleiste im Bereich "Anzeigen verwalten" ein zweiter Link auf, der für die Bewerbung des Pärchens verwendet werden kann.

Tierpärchen im Vermittlungsprozess

Der Vermittlungsprozess von Tierpärchen gestaltet sich ähnlich wie die Vermittlung eines einzelnen Tieres. Lediglich an den Stellen, wo es um ein bestimmtes Tier geht, bekommst du je ein Eingabefeld pro Tier angezeigt. Beispielsweise ist der komplette Bereich der Vorkontrolle identisch zur Vermittlung eines einzelnen Tieres, da es sich hierbei nicht um Informationen für ein bestimmtes Tier handelt. Bei der Transportorganisation jedoch hast du etwa die Möglichkeit, unterschiedliche Vorbesitzer je Tier auszuwählen. Außerdem kannst du unterschiedliche Schutzgebühren pro Tier erheben und es erscheinen mehrere Buttons zur Erstellung der Schutzverträge.

Digitaler Schutzvertrag

Wenn du die Funktion “Digitaler Schutzvertrag” beziehungsweise “Digitaler Pflegevertrag” benutzt, stehen auch hier pro Tier jeweils eigene Vertragsdokumente zum Download zur Verfügung. Dennoch wird nur ein Link zur Übermittlung der Vertragsdokumente erstellt, mit dem beide Dokumente akzeptiert werden können.

Eigene Fragen hinterlegen

Natürlich kannst du alle Fragebögen nach deinen eigenen Wünschen anpassen. Das einzige was fest hinterlegt sind, sind die vier Schritte der Bewerbung:

  1. Persönliche Daten
  2. Lebensumgebung
  3. Die neue Familie
  4. Organisatorisches

Die persönlichen Daten in Schritt 1 sind für die Datenhaltung in petoffice notwendig und können nur eingeschränkt geändert werden, allerdings kannst du neue Felder selbst hinzufügen. Alle anderen Schritte (2-4) kannst du frei nach den Bedürfnissen deines Vereins anpassen.

Als Administrator findest du in den Einstellungen die Punkte "Bewerbungsformular" und "Pflegestellenbewerbung". In der jeweiligen Auswahl gibt es Tabs zur Anzeige der Links zum Bewerbungsformular und die Möglichkeit zur Anpassung der Formularfelder. Zusätzlich kannst du die Texte anpassen, die nach Abschluss der Bewerbung angezeigt werden sollen.

Am besten orientierst du dich an den bereits angelegten Fragen, um dich damit vertraut zu machen, wie die Erstellung und Anordnung im Detail funktioniert.