Listen

Die Stammdatenbank ist der Ort, an dem du Tiere, Personen und aktive Vermittlungen wiederfindest. Listen helfen dir dabei, genau die Datensätze zu sehen, die du gerade brauchst, zum Beispiel alle Tiere, alle Mitglieder, alle Pflegestellen oder eine eigene Auswertung deines Vereins.

Über die Navigationsleiste auf der linken Seite gelangst du zu Tiere, Personen und Vermittlung. In jedem Bereich findest du die passenden Listen. Einige Listen liefert petoffice bereits mit, weitere Listen kann dein Verein selbst anlegen. Wenn du eigene persönliche Listen gespeichert hast, erscheinen sie getrennt von den Vereinslisten.

Sobald du eine Liste öffnest, erhältst du eine Übersicht aller passenden Datensätze. Über die Suche, Schnellfilter und zusätzliche Filter kannst du die Ergebnisse weiter eingrenzen. Mit einem Klick auf eine Zeile öffnest du die Profilseite oder den Vermittlungsprozess.

Wichtig zu wissen: Eine Person oder ein Tier kann in mehreren Listen auftauchen, ohne mehrfach angelegt zu sein. Die Listen zeigen immer dieselben Stammdaten aus unterschiedlichen Blickwinkeln.

Beispielsweise kann Maria Mustermann gleichzeitig Mitglied, Adoptantin und Pflegestelle sein. Du legst sie trotzdem nur einmal an und pflegst ihre Rollen im Personenprofil. Danach erscheint sie automatisch in den passenden Listen.

Listen-Navigation

Im Menü sind die Listen nach Datenbereich gruppiert. Bei Tiere findest du zum Beispiel die Gesamtliste, Tierartenlisten, das Bestandsbuch und bei aktiver Homepage-Integration die „Tier-Anzeigen". Bei Personen findest du Personenlisten wie Mitglieder, Adoptanten, Pflegestellen oder Kontrolleure. Bei Vermittlung findest du aktive Vermittlungslisten und die Vermittlungsübersicht.

Vereinslisten und persönliche Listen werden getrennt angezeigt:

• Vereinslisten gelten für alle Benutzer deines Vereins, sofern sie die nötigen Berechtigungen haben
• Meine eigenen Listen sind nur für dich sichtbar

Liste wechseln

Wenn du eine Liste geöffnet hast, kannst du über die Listenauswahl im Kopf der Seite zu einer anderen Liste desselben Bereichs wechseln. Die Auswahl ist durchsuchbar. Das ist besonders hilfreich, wenn dein Verein viele eigene Listen nutzt.

Schnellfilter

Einige Listen haben Schnellfilter. Sie stehen direkt oberhalb der Ergebnisliste und schränken die Liste mit einem Klick ein. Bei Tierlisten können das zum Beispiel Filter wie „Vermittelt", „Unvermittelt" oder „Pflegestelle" sein.

Schnellfilter gehören zur jeweiligen Liste. Wenn dein Verein eine Liste bearbeitet, können Schnellfilter angepasst, entfernt oder ergänzt werden.

Suche

In jeder Liste kannst du über das Suchfeld gezielt nach Datensätzen suchen. Für Tiere, Personen und Vermittlungen werden die wichtigsten Felder durchsucht. Die Ergebnisse werden aktualisiert, sobald du mit dem Tippen kurz innehältst.

Du kannst nach einem ganzen Namen suchen, oft reichen aber auch Anfangsbuchstaben, eine Tiernummer oder ein Teil eines Ortsnamens.

Zusätzliche Filter

Über „Filter" kannst du weitere Bedingungen hinzufügen. Dabei wählst du ein Feld, einen Operator und einen Wert aus, zum Beispiel „Ort enthält München" oder „Geburtsdatum ab 01.01.2020".

petoffice unterscheidet dabei zwischen zwei Arten von Filtern:

• Listenfilter gehören zur gespeicherten Liste. Sie bestimmen, welche Datensätze grundsätzlich in dieser Liste auftauchen
• Zusätzliche Filter wendest du beim Arbeiten kurzfristig an. Sie verändern nicht sofort die gespeicherte Liste

Wenn du die nötige Berechtigung hast, kannst du Änderungen an Filtern und Spalten über „Liste speichern" dauerhaft sichern. Du kannst die aktuelle Liste aktualisieren oder als neue Liste speichern. Beim Speichern entscheidest du, ob die Liste nur für dich oder für alle im Verein sichtbar sein soll.

Filter können auch mehrere Bedingungen enthalten. Dabei gibt es Gruppen, bei denen alle Bedingungen erfüllt sein müssen, und Gruppen, bei denen eine von mehreren Bedingungen genügt. In der Oberfläche erscheinen diese Gruppen als „Alle ... Bedingungen" oder „Eine von ... Bedingungen".

Wenn du Filter oder Spalten nur kurzfristig anpasst, bleibt die gespeicherte Liste unverändert. Andere Benutzer sehen deine Änderungen dadurch nicht automatisch. Du kannst aber den Link aus der Adressleiste teilen, wenn jemand genau dieselbe Ansicht öffnen soll.

Sortierung

Bestimmte Spalten in der Ergebnisliste können sortiert werden. Ob eine Spalte sortierbar ist, erkennst du am Sortiersymbol neben dem Spaltennamen.

Mit einem Klick sortierst du die Liste nach dieser Spalte. Mit einem weiteren Klick kehrst du die Reihenfolge um.

Spalten verwalten

Über „Spalten" legst du fest, welche Felder in der Liste angezeigt werden. Du kannst Felder hinzufügen, entfernen und die sichtbaren Spalten übernehmen. Für jede Spalte kannst du außerdem festlegen, ob sie auch auf Mobilgeräten angezeigt werden soll.

Welche Felder du auswählen kannst, hängt von der Liste und deinen Berechtigungen ab. Wenn dir die Leseberechtigung für bestimmte Daten fehlt, stehen diese Felder nicht zur Verfügung oder bleiben in der Ausgabe leer.

Listen bearbeiten

Wenn du die nötige Berechtigung hast, findest du im Menü „Aktionen" den Eintrag „Liste bearbeiten". Dort öffnest du den erweiterten Editor der Liste. Dieser ist vor allem für Administratoren gedacht, die Vereinslisten zentral vorbereiten.

Kleinere Anpassungen, etwa zusätzliche Filter oder sichtbare Spalten, kannst du direkt in der Listenansicht vornehmen und danach über „Liste speichern" sichern.

Listen exportieren

Abhängig von deinen Berechtigungen kannst du Listen exportieren. Im Menü „Aktionen" findest du dazu „Liste exportieren". Die exportierte Datei folgt der aktuellen Listenkonfiguration.

Während die Datei erstellt wird, zeigt petoffice den Fortschritt an. Bei umfangreichen Listen kann das einen Moment dauern.

Dokumente über eine Liste erstellen

Wenn eine passende Dokumentenvorlage vom Typ „Tierliste" oder „Personenliste" vorhanden ist, steht sie ebenfalls im Menü „Aktionen" zur Verfügung. Weitere Informationen findest du im Artikel Dokumente erstellen.

Häufige Fragen

Warum sehe ich eine Spalte nicht, obwohl andere Benutzer sie sehen?
Das hängt meistens an deiner Rolle. Listen berücksichtigen die Berechtigungen deines Benutzerzugangs. Bitte kläre mit einem Administrator deines Vereins, ob du die entsprechenden Leseberechtigungen hast.

Warum taucht derselbe Datensatz in mehreren Listen auf?
Listen legen keine neuen Datensätze an. Sie zeigen vorhandene Tiere, Personen oder Vermittlungen nach unterschiedlichen Kriterien.