Du hast dich gerade bei petoffice registriert und weißt nicht, womit du anfangen sollst? Diese Seite führt dich durch die wichtigsten Einrichtungsschritte, damit dein Verein schnell loslegen kann.
1. Zugangsdaten sichern und Passwort ändern
Nach der Registrierung bekommst du eine Willkommens-E-Mail mit deinen Zugangsdaten. Melde dich damit unter app.petoffice.eu an und ändere anschließend sofort dein Passwort unter dem Benutzer-Symbol unten links in der Navigation. Wähle ein langes, zufälliges Passwort.
2. Vereinsdaten hinterlegen
Unter Einstellungen → Verein hinterlegst du den Namen deines Vereins, die Homepage-URL und das Vereinslogo. Diese Angaben erscheinen im Online-Bewerbungsformular und in digitalen Verträgen und helfen Interessenten, sofort zu erkennen, dass sie beim richtigen Verein gelandet sind.
3. Tierarten einrichten
Unter Einstellungen → Tierarten siehst du die bereits angelegten Tierarten Hund und Katze. Falls dein Verein andere oder zusätzliche Tierarten vermittelt, kannst du diese hier anpassen. Für jede Tierart legst du die Schutzgebühr sowie die Vorlagen für Schutz- und Pflegevertrag fest.
Bevor du die Vertragsvorlagen zuordnen kannst, müssen diese unter Einstellungen → Dokumentenvorlagen hochgeladen sein. Mehr dazu im Artikel Dokumente erstellen.
4. Weitere Benutzerkonten anlegen
Jedes Vereinsmitglied, das mit petoffice arbeiten soll, bekommt ein eigenes Konto. Lege diese unter Einstellungen → Benutzerverwaltung an. Du kannst jedem Mitglied eine Rolle zuweisen, die bestimmt, welche Bereiche es sehen und bearbeiten darf. Neue Benutzer erhalten ihre Zugangsdaten automatisch per E-Mail.
5. Tiere und Personen importieren
Wenn du bereits Daten in einer anderen Software oder einer Excel-Tabelle gepflegt hast, kannst du diese über den CSV-Import übernehmen. Das spart dir das manuelle Neuanlegen. Mehr dazu im Artikel Datenimport.
Alternativ legst du Tiere und Personen direkt in petoffice an.
6. Bewerbungsformular einrichten
Sobald Tiere in petoffice hinterlegt sind, generiert petoffice automatisch Links für das Online-Bewerbungsformular. Diese Links findest du im jeweiligen Tierprofil im Bereich Anzeigen und unter Einstellungen → Bewerbungsformular. Teile die Links auf deiner Homepage, in Social Media-Posts oder auf Vermittlungsplattformen.
Die Fragen im Bewerbungsformular kannst du unter Einstellungen → Bewerbungsformular an die Bedürfnisse deines Vereins anpassen.
7. Benachrichtigungen aktivieren
Damit du sofort informiert wirst, wenn eine neue Bewerbung eingeht, aktiviere die Benachrichtigungen unter Einstellungen → E-Mail-Benachrichtigungen bzw. Einstellungen → Slack-Benachrichtigungen.
Nächste Schritte
Sobald die Grundeinrichtung abgeschlossen ist, empfehlen wir dir folgende Artikel:
- Vermittlungsprozess – wie eine Vermittlung von der Bewerbung bis zur Übergabe abläuft
- Anzeigen & Bewerbungen – wie du eingehende Bewerbungen bearbeitest
- Digitaler Schutzvertrag – Verträge online unterschreiben lassen
Bei Fragen hilft das Handbuch, und für alles, was du hier nicht findest, erreichst du uns jederzeit per E-Mail.