Profilseiten

Klickst du auf einen der Einträge oder tippst ihn an (Smartphone-App), öffnet sich die Profilseite des Tieres oder der Person. Hier findest du neben einer kurzen Zusammenfassung sämtliche hinterlegten Stammdaten und kannst diese, sofern dein Benutzerzugang die entsprechende Berechtigung hat, auch ändern.

Mit den Tabs im oberen Bildschirmbereich kannst zu zwischen verschiedenen den Rubriken des Profils wechseln.

Im rechten Bildschirmbereich findest du verknüpfte Datensätze, Aufgaben und weitere nützliche Funktionen.

Oben rechts findest du die primären Funktionen "Speichern" und "Löschen" (sofern du dazu berechtigt bist). Zusätzlich gibt es einen Button mit drei vertikal angeordneten Punkten "⋮". Über dieses Menü erreichst du weitere, jedoch weniger häufig genutzte Funktionen.

Berechtigungen

Bei der Anlage deines Benutzerzugangs wurden dir verschiedene Berechtigungen zugeteilt. Diese geben an, welche Daten du sehen kannst und ob du Datensätze löschen kannst.

Handelt es sich um den Hauptzugang, der bei der Registrierung deines Vereins angelegt wurde, hast du alle Berechtigungen.

Verwendung in der App

Wenn du petoffice auf einem Smartphone verwendest, ist in der Regel nicht genug Platz, um alle Reiter nebeneinander anzuzeigen. Du hast dennoch Zugriff auf alle Daten. Wenn du mit dem Finger auf der Leiste mit "Stammdaten" etc. nach rechts wischst, gelangst du zu allen anderen Reitern.

Nummernkreise

Für Tiere in der Stammdatenbank gibt es zwei Nummernkreise, die du als Administrator in den Einstellungen ändern kannst (siehe hierzu Vereinsdaten): Die Tiernummer und die Bestandsbuchnummer. Für jedes Tier, was du in petoffice anlegst, vergibt das System automatisch eine Tiernummer, mit der du jedes Tier eindeutig identifizieren kannst, auch wenn du mehrere Tiere mit gleichem Namen angelegt hast. Diese Nummer kannst du auch in der Suche eingeben, um das entsprechende Tier direkt zu finden.

Die Bestandsbuchnummer hingegen wird vergeben, sobald ein Tier einem Besitzer zugewiesen wird (ob Adoptant oder Pflegestelle) und identifiziert das Tier eindeutig im Bestandsbuch. Die Bestandsbuchnummer, wie auch die Tiernummer, beginnt standardmäßig bei 1 und ist fortlaufend.

Solltest du einen Eintrag löschen, ist der Nummernkreis nicht mehr durchgängig und die Nummer wird nicht erneut vergeben.

Dies dient insbesondere im Bestandsbuch dazu, die durchgehende Nummerierung und Identifizierung einzelner Tiere durch das Veterinäramt zu erleichtern.

Bilder und Dokumente

Sowohl für Tiere als auch für Personen kannst du Bilder und Dokumente hochladen. Diese werden in petoffice direkt auf der Profilseite gespeichert und können dort wieder abgerufen werden.

Der Bilder-Bereich ist dazu gedacht, tatsächliche Bilder der Tiere oder etwa der Vereinsmitglieder hochzuladen, um sie einfacher im Programm wiederfinden zu können. Sofern du die Homepage-Integration mit petoffice benutzt, werden Bilder außerdem zur Anzeige des Tierprofils auf der Homepage verwendet.

Bilder werden, wenn nötig, beim Hochladen auf eine Größe von 1000x1000 Pixeln verkleinert und möglicherweise zusätzlich komprimiert.

Dateien können in den Formaten JPEG, GIF und PNG hochgeladen werden. Die maximale Dateigröße beträgt 5MB.

Im Bereich "Dokumente" kannst du sämtliche wichtigen Papiere hinterlegen, auf die du im Zweifelsfall nochmals Zugriff benötigst.

Dies können Fotos des Tierausweises oder z.B. Tierarztbefunde sein.

Trotz aller Vorsichtsmaßnahmen sind Bilder und Dokumente nach dem Upload dennoch über das Internet erreichbar. Bitte lade deshalb aus Sicherheitsgründen nur die Dateien hoch, die du zur Erfüllung deiner Arbeit benötigst. Sei dir auch darüber bewusst, dass sämtliche anderen Mitglieder deines Vereins mit Zugriff auf petoffice auf diese Dokumente zugreifen können.

Zum Upload von Dokumenten werden die Formate JPEG, GIF, PNG, PDF sowie Word- und Excel-Dokumente unterstützt.

Die im Bereich "Dokumente" hochgeladenen Dokumente werden nicht verkleinert oder in sonstiger Weise verändert.

Aufgaben & Erinnerungen

In der Stammdatenbank können zu jedem Eintrag Aufgaben erstellt werden. Diese Aufgaben können mit einer Nachricht und auf Wunsch mit einem Termin versehen werden. Es ist auch möglich, Aufgaben einem anderen Benutzer zuzuweisen.

Der Bearbeiter erhält bei Zuweisung eine E-Mail, um ihn über die neue Aufgabe zu informieren.

Bei Bearbeitung oder Abschluss einer Aufgabe wird zusätzlich der Ersteller per E-Mail über die Statusänderung informiert.

Sofern eine Aufgabe terminiert ist, erhält der Bearbeiter einen Tag vor Fälligkeit eine Erinnerungsmail, die alle seine noch offenen Aufgaben für den nächsten Tag auflistet.

Auf deinem persönlichen Dashboard im Bereich "Meine Aufgaben" findest du zusätzlich alle dir derzeit zugewiesenen und noch nicht abgeschlossenen Aufgaben. Mit einem Klick kannst du die Aufgabe bearbeiten, verschieben und abschließen, in der Übersicht auf dem Dashboard kannst du zudem auf dem Symbol im rechten Bereich direkt zur Profilseite des Tieres oder der Person springen, zu der die Aufgabe gehört.

Änderungshistorie

Die Stammdatenbank in petoffice speichert bei Änderungen an den Einträgen nicht nur die geänderten Daten selbst, sondern auch wann und von wem eine Änderung vorgenommen wurde. So lässt sich jederzeit transparent nachvollziehen, wann es Änderungen am Datensatz gegeben hat.

Die Änderungshistorie ist nur für Benutzer mit Administrator-Berechtigungen einsehbar und befindet sich im Tab "Änderungen" auf der Profilseite.

Verknüpfungen

petoffice erstellt automatisch Verknüpfungen zwischen den Datensätzen. Wird etwa eine Vermittlung abgeschlossen, wird beim Tier eine Verknüpfung zum Adoptanten sowie zum Vermittlungsprozess hinterlegt, wodurch du schnell zu den relevanten Stellen in der Stammdatenbank springen kannst. Folgende Typen von Verknüpfungen werden automatisch angelegt:

Tier

• Pflegestelle
• Adoptant
• Zuständiges Mitglied
• Abgebender Verein (ursprünglich)
• Pate

Person

• Vorkontrolleur
• Adoptiertes Tier
• Tier auf Pflegestelle
• Vermittlungsprozess
• Patentier

Vermittlung

• Adoptiertes Tier
• Adoptant