Personen verwalten

In der Personendatenbank kannst du Personen hinterlegen und diese einer oder mehreren Rollen zuweisen. Das erlaubt petoffice, pro Person tatsächlich nur einen Datensatz zu führen, der aber in mehreren Listen auftaucht. Im Vergleich zu vielen anderen Anwendungen sparst du dir somit die doppelte Datenpflege z.B. in einer Adoptanten-, Mitglieder- und VK-Liste und hast stattdessen nur einen Eintrag zu der Personen, in dem sowohl Vermittlungen, als auch Mitgliedsdaten und VK-Informationen hinterlegt sind.

Für die Personendatenbank gelten die Details der Stammdatenbank, siehe Kapitel "Stammdatenbank" in der Navigation.

Rollen

Jede Person kann in petoffice mehrere Rollen haben. Das führt dazu, dass die Person in unterschiedlichen Listen und auch ggf. in unterschiedlichen Auswahlfeldern auftaucht.

Nicht jede Rolle musst du einer Person jedoch explizit zuweisen. Hat eine Person z.B. ein Tier adoptiert, wird sie automatisch zum Adoptanten und entsprechend in der Adoptanten-Liste angezeigt. Diese Methode sparst dir und deinem Verein jede Menge Pflegeaufwand und erleichtert die Dokumentation.

Folgende Rollen werden von petoffice unterstützt:

• Kontrolleur (Vorkontrolle/Nachkontrolle)
• Pflegestelle
• Tierschutz-Organisation
• Tier-Transporteur
• Spender
• Pate
• Mitglied
• (Adoptant -> sobald die Person ein Tier adoptiert hat)

Firmenname und Vor-/Nachname

Erstellst du ein Profil für eine Firma, etwa ein Transporteur oder eine Tierschutz-Organisation, kannst du anstatt Vorname und Nachname auch einen Firmennamen vergeben. Dieser wird dann in allen Anzeigen anstelle von Vor- und Nachname verwendet. Du kannst auf Wunsch zusätzlich Vor- und Nachname hinterlegen, allerdings wird der Firmenname immer mit Priorität angezeigt.

Mitgliederverwaltung

Du kannst auch deine Vereinsmitglieder in petoffice hinterlegen, um so jederzeit alle Daten im Blick zu haben. Hierfür ist im Tierprofil das Tab "Mitglied" vorgesehen. Du kannst die Mitgliedsart, Rollen im Verein, Mitgliedsbeitrag inklusive Fälligkeitsdatum und das Beitrittsdatum des Mitglieds hinterlegen. Für alle weiteren Daten kannst du dir beliebig viele Zusatzfelder anlegen (siehe "Zusatzfelder" in der Dokumentation).

Diese Informationen tauchen dann in der Mitglieder-Liste auf. Außerdem kannst du dir spezielle Listen, etwa für die unterschiedlichen Teams oder Abrechnungsdaten erstellen.

Im Bereich "Bankverbindung" zudem auf Wunsch Daten hinterlegen, die dir bei der Mitgliederabrechnung helfen können. Diese Daten sind nur für petoffice-Benutzer zugänglich, die die Zugriffsberechtigung "Geheimnisse lesen" haben.

Kontrolleure

Du kannst Personen als Kontrolleure hinterlegen. Dadurch tauchen sie in der Auswahl für VK/NK im Vermittlungsprozess auf und können über die Umkreissusche nach Postleitzahl gefunden werden.

Paten

Wenn du eine Person als Paten hinterlegt kannst du ihr Tiere zuweisen, für die die Person eine Patenschaft übernommen hat. Im Tierprofil wird die Person dann unter "Verknüpfungen" ebenfalls als Pate hinterlegt.

Transporteure

Transporteure werden hauptsächlich dann benötigt, wenn dein Verein im Auslandstierschutz tätig ist. In diesem Fall kannst du Transportdienstleister anlegen, die danach im Vermittlungsprozess und für die Transportorganisation als Reiseart ausgewählt werden können.

Tierschutz-Organisationen

Wird ein Tier im Ausland aufgenommen und soll in Dutschland vermittelt werden, so ist es oft sinnvoll im Tierprofil den abgebenden Verein zu hinterlegen, um später nachvollziehen zu können, wo das Tier herkam. Dieser Eintrag wird auch im Bestandsbuch hinterlegt, wenn das Tier zum ersten Mal vermittelt wird. Hierfür kannst du die an der Person die Rolle "Tierschutz-Organisation" verwenden

Adoptanten

Die Rolle des Adoptanten kannst du, anders als die anderen Rollen, nicht selbst zuweisen. Die Idee dahinter ist, dass du sonst keine Person als Adoptant deklarieren könntest, obwohl sie kein Tier hinterlegt hat. petoffice als Datenquelle für die Verwaltung deines Vereins und das Bestandsbuch benötigt aber Informationen über die vermittelten Tiere. Deshalb wird eine Person, egal welche anderen Rollen sie besitzt, automatisch als Adoptant eingeordnet, wenn sie ein Tier adoptiert hat. Diese Klassifikation bleibt auch erhalten, falls das Tier verstirbt. Nur wenn du die Tiere einer Person löschst oder die Person als Halter des Tieres entfernst, wird diese nicht mehr als Adoptant aufgelistet.

Adoptantenbetreuung

Eventuell hat dein Verein eine Person oder ein ganzes Team, was sich um die Betreuung von Adoptanten kümmert, nachdem die Vermittlung abgeschlossen ist - oder vielleicht kümmern sich auch eure Vermittler darum. Im Reiter "Adoptantenbetreuung" im Personenprofil kannst du für einen Betreuer zuweisen, und auf Wunsch Notizen hinterlegen oder den letzten Kontakt vermerken. Dies hilft inbesondere größeren Teams immer einen Überblick zu haben, was mit einem Adoptanten besprochen wurde. Zusammen mit der Aufgaben-Funktion und Terminen kann dich petoffice bei der Betreuung unterstützen und z.B. über Rückruf-Bitten o.ä. informieren.

Übergaben auflisten

Wenn du für deinen Verein oft bei Übergaben von Tieren aus dem Ausland vor Ort bist, fallen über das Jahr oftmals hohe Fahrtkosten an. Viele Vereine bieten ihren Mitgliedern aus, hierfür eine Spendenquittung auszustellen, um die ehrenamtlichen Fahrten bei der Steuer geltend machen zu können. Im Tab "Übergaben" im Personenprofil, der nur bei Mitgliedern angezeigt wird, kannst du dir alle Übergabetermine inkl. Übergabeort chronologisch sortiert anzeigen lassen. Das sollte die Erstellung eines Fahrtenbuchs deutlich erleichtern.

Newsletter

Auch wenn du in petoffice selbst keine Newsletter versenden kannst, ist es oft hilfreich, die Einverständniserklärung zur Zusendung der Vereinsneuigkeiten von Interessenten, Adoptanten und Mitgliedern einzuholen. Wenn du den Digitalen Schutzvertrag in petoffice verwendest, kannst du bei der Vertragsauslieferung auch gleich nach der Einwilligung in die Zusendung des Newsletters erfragen. Ist der Interessent einverstanden, wird diese Information in seinem Profil hinterlegt. Du bekommst die Daten auch beim Datenexport aus petoffice wieder mitgeliefert, sodass du dadurch etwa einen Empfängerkreis für eine Newsletter-Software erstellen kannst.

Schwarze Liste

Wenn dein Verein mit einer Person schlechte Erfahrungen gemacht hat, kannst du diese auf die schwarze Liste setzen. Alle Personen, die auf der Liste sind, werden in den Listenansichten rot hervorgehoben. Zusätzlich wird beim Öffnen der Stammdaten ein Dialog mit Warnhinweis angezeigt.

Neuanmeldungen

Bewirbt sich eine Person über das Online-Bewerbungsformular für Interessenten oder Pflegestellen, so legt petoffice automatisch einen Eintrag in der Stammdatenbank an. Um zu verhindern, dass deine Stammdatenbank von außen mit Einträgen überflutet wird, werden neue Personen, die über das Bewerbungsformular kommen, zunächst in "Neuanmeldungen" hinterlegt. Im Vergleich zu allen anderen Listen, tauchen Personen aus diesem Bereich nicht in der Liste "Alle Personen", sondern müssen über die Profilseite zuerst freigeschaltet werden, um entgültig in die Stammdatenbank übernommen zu werden.