Datenimport

Wenn du von einem anderen System zu petoffice wechselst oder deine Vereinsdaten vorher in einer Excel-Tabelle gepflegt hast, dann kannst du mit dem CSV-Import die Daten aus deinem Vorgängersystem übernehmen.

Der Import von Bildern und anderen Dokumenten wird derzeit nicht unterstützt.

Um deine Bestandsdaten in petoffice zu importieren, kannst du eine CSV-Datei bereitstellen. Diese muss ein bestimmtes Format haben. Eine Beispieldatei kannst du in den Einstellungen ebenfalls herunterladen. Du kannst über eine einzige CSV-Datei sowohl Personen und Tiere als auch Vermittlungen importieren.

Aufbau der CSV-Datei

In einer Zeile der Tabelle kommt jeweils zuerst eine Person und dann ein Tier. Solltest du nur Personen importieren wollen, kannst du die Tier-Spalten einfach leer lassen. Solltest du andersherum nur ein Tier importieren wollen, kannst du alle Personen-Spalten leer lassen, und einfach nur die Tierspalten befüllen.

Sofern du eine Vermittlung anlegen willst, schreibe einfach das Tier und die Person, an die es vermittelt wurde, in dieselbe Zeile. Dann werden nicht nur die Person und das Tier importiert, es wird auch ein Vermittlungsprozess zwischen beiden erstellt. Wenn du eine Person oder ein Tier mehrmals in der Datei aufführst, wird der Datensatz jeweils nur einmal angelegt und dann immer aktualisiert. Die letzte Information (am weitesten unten in der Tabelle) zählt also. Trägst du dasselbe Tier in zwei Zeilen mit unterschiedlichen Personen ein, werden zwei Vermittlungsprozesse für dasselbe Tier angelegt. Die letzte Vermittlung ist dabei jeweils die aktuelle. Trägst du dieselbe Person in zwei Zeilen mit unterschiedlichen Tieren ein, bedeutet das, die Person hat mehrere Tiere adoptiert.

Format der CSV-Datei

Diese Datei kannst du aus gängigen Programmen zur Tabellenkalkulation, wie etwa Excel, LibreOffice oder Google Spreadsheets erzeugen. Exportiere dabei einfach als CSV-Datei. Als Spaltentrenner muss jeweils das Semikolon (;) verwendet werden.

Bitte achte genau auf die Groß- und Kleinschreibung sowie überflüssige Leerzeichen. Wenn die Felder und die erwarteten Werte nicht genau so geschrieben sind, funktioniert der Import nicht.

Feldnamen

Folgende Felder stehen zur Verfügung:

• Person_Vorname
• Person_Nachname
• Person_Email
• Person_Strasse
• Person_HausNr
• Person_PLZ
• Person_Ort
• Person_Land
• Person_Geburtstag (Format: 20.02.2012)
• Person_Telefon
• Person_Mobil
• Person_Notizen
• Person_Kontoinhaber
• Person_Bank
• Person_IBAN
• Person_BIC
• Person_Mandatsreferenz
• Person_Vorkontrolltermin (bestimmt auch, ob "Vorkontrolle erfolgreich" und "Vorkontrolleur" gesetzt werden)
• Person_PersoNummer
• Person_Spender ("Ja" oder "Nein")
• Person_Pflegestelle ("Ja" oder "Nein")
• Person_Mitglied ("Ja" oder "Nein")
• Person_Mitgliedsrollen (Kommasepariert)
• Person_Mitgliedsart (siehe Personenanlage)
• Person_Mitgliedsbeitrag (Betrag in Euro wenn Format XX,YY, z.B. 19,99, ansonsten Cent)
• Person_Abrechnungsmonat (Monat als Zahl)
• Person_Beitrittsdatum (Format: 20.02.2012)
• Vermittlung_Datum (Format: 20.02.2012)
• Vermittlung_Art (“Pflegestelle” oder “Endstelle”)
• Vermittlung_Ausreisedatum (Format: 20.02.2012)
• Vermittlung_Ankunftsdatum (Format: 20.02.2012)
• Vermittlung_Abgeschlossen (“Ja” oder “Nein”)
• Vermittlung_Archiviert ("Ja" oder "Nein")
• Tier_Spezies („Hund“ oder „Katze“)
• Tier_Aufnahmedatum
• Tier_Rasse
• Tier_Name
• Tier_Geschlecht („Männlich“ oder „Weiblich“)
• Tier_Farbe
• Tier_Geburtsdatum (Format: 20.02.2012)
• Tier_Kennzeichen
• Tier_Notizen
• Tier_Verstorben („Ja“ oder „Nein“)
• Tier_Impfpassnr
• Tier_Impfungen
• Tier_Behandlung
• Tier_WeitereKrankheiten
• Tier_ChipNr
• Tier_Kastriert („Ja“ oder „Nein“)
• Tier_Tasso („Ja“ oder „Nein“)
• Tier_Traces („Ja“ oder „Nein“)
• Tier_IntraNummer
• Tier_Leishmaniose („Ja“ oder „Nein“)
• Tier_Ehrlichiose („Ja“ oder „Nein“)
• Tier_Babesiose („Ja“ oder „Nein“)
• Tier_Filaria („Ja“ oder „Nein“)
• Tier_Anaplasmose („Ja“ oder „Nein“)
• Tier_FIV („Ja“ oder „Nein“)
• Tier_FeLV („Ja“ oder „Nein“)
• Tier_Aufenthaltsland
• Tier_Nummer
• Tier_Bestandsbuchnummer
• AbgebenderVerein_Vorname
• AbgebenderVerein_Nachname
• AbgebenderVerein_Email
• AbgebenderVerein_Strasse
• AbgebenderVerein_HausNr
• AbgebenderVerein_PLZ
• AbgebenderVerein_Ort
• AbgebenderVerein_Land

Nummernkreise

Ist beim Import bereits eine Tiernummer oder Bestandsbuchnummer gesetzt, so wird diese importiert, wie sie in der Datei hinterlegt ist. Existiert die Nummer bereits, schlägt der Import dieser Zeile fehl. Sind keine Nummern hinterlegt, so werden diese nach dem selben Schema wie bei der Tieranlage direkt aus petoffice vergeben.

Bestehende Datensätze aktualisieren

Ein erneuter Import dupliziert in der Regel keine Daten. Ist der Datensatz in petoffice bereits vorhanden, wird er mit den Daten aus der CSV-Datei aktualisiert. Ob ein Datensatz bereits existiert oder neu angelegt wird, wird folgendermaßen geprüft:

• Person/Abgebender Verein: E-Mail, Vorname, Nachname, PLZ, Ort und Land müssen übereinstimmen
• Tier: Die Tiernummer im Import/in petoffice muss übereinstimmen
• Vermittlung: Person & Tier (siehe oben) sowie Vermittlungsdatum müssen übereinstimmen

Wird keine Übereinstimmung gefunden, wird ein neuer Datensatz angelegt.