Unter Einstellungen → Tarif & Abrechnung verwaltest du alles, was mit dem Abonnement deines Vereins zusammenhängt: den laufenden Tarif, den Speicherplatz, zubuchbare Erweiterungen sowie DSGVO-relevante Funktionen. Die meisten Aktionen auf dieser Seite sind ausschließlich für den Vereinsbesitzer verfügbar, also das Konto, mit dem das Abonnement abgeschlossen wurde.
Tarif
Du nutzt petoffice im Tarif petoffice Basic. Derzeit gibt es lediglich diesen einen Tarif. Über den Button „Abrechnung verwalten" gelangst du zur Abrechnungsverwaltung, wo du Rechnungen einsehen und Zahlungsdaten pflegen kannst. Diese Funktion steht nur dem Vereinsbesitzer zur Verfügung.
Speicherplatz
Dieser Abschnitt zeigt dir den aktuell genutzten Speicherplatz für Bilder und Dokumente, aufgeschlüsselt nach den Bereichen Personen, Tiere, Vermittlungen und Sonstige. Über „Dateien verwalten" gelangst du direkt zur Dateiverwaltung, wo du alle hochgeladenen Dateien einsehen und herunterladen kannst.
Wenn der Speicher knapp wird, erscheint außerdem eine Hinweismeldung direkt nach dem Login.
Zusätzlichen Speicherplatz buchen
Solltest du den enthaltenen Speicherplatz ausgeschöpft haben, kann der Vereinsbesitzer über „Zusätzlichen Speicherplatz buchen" ein Erweiterungspaket hinzubuchen. Es kann immer nur ein Paket gleichzeitig gebucht werden. Du kannst jederzeit zwischen den Paketen wechseln, solange der tatsächlich genutzte Speicher das neue Limit nicht überschreitet.
Der zusätzliche Speicher steht sofort nach der Buchung zur Verfügung. Direkt danach erhältst du eine E-Mail mit der anteiligen Rechnung für den verbleibenden Abrechnungszeitraum. Ab dem nächsten Abrechnungszyklus taucht das Paket als eigene Position auf der monatlichen Rechnung auf. Bei einem Wechsel oder einer Kündigung der Speichererweiterung wird die ungenutzte Zeit bei der nächsten Abrechnung gutgeschrieben.
Erweiterungen
Hier siehst du alle verfügbaren Zusatzmodule und ihren jeweiligen Status. Du kannst Erweiterungen aktivieren, widerrufen oder kündigen. Das Buchen und Beenden von Erweiterungen ist ausschließlich dem Vereinsbesitzer vorbehalten. Alles zu diesem Thema findest du im Artikel Erweiterungen.
DSGVO-Datenexport
Über „Datenexport anfordern" kannst du als Vereinsbesitzer einen vollständigen Export aller in petoffice gespeicherten Daten deiner Organisation anfordern. Jede Exportdatei ist bis zu 2 GB groß. Nach der Bereitstellung steht die Datei 7 Tage zum Download zur Verfügung, danach wird sie automatisch gelöscht.
Dieser Export dient der DSGVO-Auskunftspflicht und umfasst alle Vereinsdaten in maschinenlesbarem Format. Für den regulären Datenexport einzelner Bereiche (Tiere, Personen, Vermittlungen etc.) nutze stattdessen Einstellungen → Datenexport.
AV-Vertrag
Falls du einen Vertrag zur Auftragsdatenverarbeitung (AVV) benötigst, kannst du diesen per E-Mail anfordern.
Kündigung
Möchtest du petoffice kündigen, schick einfach eine E-Mail. Der Tarif wird dann zum Ende des laufenden Monats beendet.