Vermittlungsprozess

Neben der Stammdatenbank liegt das Hauptaugenmerk in petoffice auf der Unterstützung des Vermittlungs-Teams deines Vereins. Hierfür bietet petoffice eine Vielzahl von Funktionen, die dich durch den kompletten Prozess, von der Anfrage, über die Vorkontrolle und den Transport des Tieres (im Auslandstierschutz) bis hin zur Übergabe führt. Viele dieser Funktionen kannst du auch nutzen, wenn du Tiervermittlung im Inland betreibst - hierbei ist der Prozess meist etwas einfacher und so mancher Schritt entfällt.

Vermittlungsprozess aus Sicht von petoffice

Um die in petoffice bereitgestellten Funktionen so effektiv wie möglich nutzen zu können, ist es hilfreich, den Vermittlungsprozess aus Sicht von petoffice zu verstehen.

So sieht der Vermittlungsprozess aus Sicht von petoffice aus:

1. Kontaktaufnahme

Ein Interessent meldet sich bei dir und bekundet Interesse, ein Tier zu adoptieren. In der Regel findet er die Anzeige auf deiner Homepage, Social Media oder über ein Anzeigenportal wie "Tiervermittlung.de". Um die Bewerbung in petoffice zu bekommen gibt es zwei Möglichkeiten: Entweder du veröffentlichst das Online-Bewerbungsformular, mit dem sich Interessenten direkt auf ein in petoffice hinterlegtes Tier bewerben können, oder du legst Interessent und Vermittlung händisch an.

Du kannst entweder das Bewerbungsformular ohne Tierbezug nutzen, oder einen Link verwenden, der direkt zur Bewerbung für ein bestimmtes Tier verwendet werden kann. Hierbei bekommt petoffice automatisch alle Informationen zum Tier und kann dich bestmöglich unterstützen.

Der Vorteil bei Verwendung des Online-Bewerbungsformulares ist, dass alle Informationen zum Interessenten in petoffice automatisch angelegt werden. petoffice kümmert sich auch darum, bei mehrfachen Bewerbungen derselben Person, Profildaten anhand eines Adressabgleiches zum bestehenden Profil zuzuordnen. Dies erspart dir doppelte Datensätze und viel Aufwand bei der Datenpflege. Außerdem kannst du dann das Bewerber-Management in petoffice benutzen, mit dem du die Bewerbung prüfen kannst und daraus auf Wunsch direkt einen Vermittlungsprozess starten kannst. Hierbei werden alle Daten automatisch übernommen und du musst nichts von A nach B kopieren. Außerdem hast du so eine Historie aller Bewerbungen eines Adoptanten, oder alle Bewerbungen für ein bestimmtes Tier. Über neue Bewerbungen kannst du dich per E-Mail oder Slack benachrichtigen lassen. Außerdem werden dir neue Bewerbungen direkt auf deinem persönlichen Dashboard angezeigt.

2. Prüfung der Bewerbung

Wenn du das Online-Bewerbungsformular nutzt, tauchen neue Interessenten direkt in petoffice auf. Um deine Stammdatenbank nicht unnötig zu überladen, werden neu angelegte Personen über das Bewerbungsformular im Bereich "Neuanmeldungen" geführt, sodass du die Bewerbung in Ruhe prüfen kannst, bevor du die Person samt der Bewerbung entweder löschst, oder ein Vermittlungsprozess in die Wege leitest.

Im Profil einer Person hast du über das Tab "Bewerbungen" eine Übersicht aller Bewerbungen dieses Interessenten. Du kannst die Auswertung des Fragebogens anschauen, um zu prüfen ob der Interessent für eine Vermittlung in Frage kommt. Außerdem sind dort die Kontaktdaten hinterlegt, sodass du den Interessenten bei Rückfragen auch telefonisch oder per E-Mail kontaktieren kannst. Die Fragen, die bei der Erstauskunft im Online-Bewerbungsformular abgefragt werden, kannst du als Administrator selbst aussuchen.

Wenn du dir die Informationen nicht in der App oder auf deinem PC anschauen willst, kannst du die Auswertung des Fragebogens auch als PDF-Datei speichern und dann per E-Mail versenden oder ausdrucken, denn oft sind diese Informationen auch für eine potenzielle Vorkontrolle interessant.

Nach Prüfung der Bewerbung kannst du die Bewerbung ablehnen oder annehmen. Nimmst du sie an, wird für das Tier ein Vermittlungsprozess gestartet. Mit dem Start des Vermittlungsprozesses wird der Interessent auch in die Stammdatenbank übernommen und verschwindet aus dem Bereich "Neuanmeldungen".

Ein Vermittlungsprozess in petoffice ist eine Art Checkliste, die den Vermittler durch sämtliche Schritte der Vermittlung begleitet und in jedem Schritt nützliche Funktionen anbietet. Nach Abschluss des Vermittlungsprozesses wird das Tier auf den neuen Besitzer umgeschrieben und der Prozess wird geschlossen. Alle Informationen bleiben zu Dokumentationszwecken erhalten, bis die Daten des Adoptanten gelöscht werden.

Das bedeutet nicht, dass das Tier tatsächlich bei dem Interessenten landet: Pro Tier kannst du beliebig viele Vermittlungsprozesse parallel laufen lassen. Vielleicht endet bei einem Interessenten die Vorkontrolle mit einem negativen Ergebnis oder die Vermittlung kommt aus irgendeinem anderen Grund nicht zu stande. In diesem Fall kannst du die Vermittlung natürlich jederzeit vorzeitig abbrechen und somit beenden. Erst wenn der letzte Vermittlungsschritt "Übergabe" abgeschlossen wurde und das Tier bei seinem neuen Halter angekommen ist, wird die Vermittlung abgeschlossen und das Tier wird in petoffice als an den Adoptanten vermittelt hinterlegt.

Pro Vermittlungsprozess kannst du ein zuständiges Mitglied für die Vermittlung hinterlegen, ggf. ein abweichendes Vermittlungsdatum setzen und angeben, ob für diese Vermittlung ein Eintrag im Bestandsbuch angelegt werden soll. Dies pflegt petoffice auf Basis der Vermittlungsprozesse auf Wunsch automatisch für dich.

3. Vorkontrolle

Nach dem Start des Vermittlungsprozesses siehst du eine Profilseite mit der Checkliste, die dich durch alle wichtigen Schritte der Vermittlung führt. Zuallererst steht die Vorkontrolle an. petoffice unterstützt dich bei der Suche eines geeigneten Kontrolleurs aus den angelegten Personen in petoffice. Heirbei kannst du dir über eine Postleitzahlen-Umkreissuche alle hinterlegten Vorkontrolleure anzeigen lassen, die sich im groben Umkreis des Interessenten befinden.

Nachdem du den Kontrolleur hinterlegt hast, kannst du einen Vorkontrollbericht erzeugen, der aus der Vorlage deines Vereins erstellt wird. Hierbei sind bereits alle Daten des Interessenten, des Tieres und des Kontrolleurs ausgefüllt, sodass der sich auf seine Aufgabe Beurteilung kann. War die Vorkontrolle erfolgreich, wird diese Information auch am Interessenten hinterlegt. Das hat einen großen Vorteil: Wenn sich dieselbe Person nochmals für ein Tier bewirbt, ist eine Vorkontrolle in der Regel nicht mehr nötig. Das weiß petoffice auch, und hakt den Schritt direkt ab.

4. Ausland: Organisation des Transportes

Sofern es sich um ein Tier handelt, was sich im Ausland befindet, wird anschließend der Transport geplant. Hierbei unterstützt dich petoffice mit einer gut sortierten Liste, aller anstehenden Ankünfte inklusive Informationen über den aktuellen Vermittlungsstatus. In dieser kombinierten Ansicht können sich alle involvierten Mitglieder deines Vereins über das operative Vermittlungsgeschehen auf dem Laufenden halten und sicherstellen, dass alle erforderlichen Schritte abgeschlossen sind, bevor das Tier letztendlich den Halter wechselt.

In petoffice werden zum Transport Informationen wie die Reiseart, Ankunftsort und Abfahrts- sowie Ankunftstermin gespeichert. Mit diesen Angaben kann petoffice die Tiere auf einzelnen Transporten gruppiert nach Ankunftsdatum und -ort darstellen. Diese Funktion heißt in petoffice Transportplanung.

Außerdem kannst du pro Transport und Datum automatisch eine Transportliste erzeugen, die du bei Bedarf mit Veterinäramt und dem Transporteur teilen kannst.

Ein weiteres wichtiges Konzept in der Vermittlung ist der Übergeber. Dabei handelt es sich um eine Person, die bei Ankunft des Transportes vor Ort ist, letzte Fragen mit den Adoptanten klären und die Tiere in Empfang nehmen kann. Nicht jeder Verein wickelt die Übergaben mit einer eigenen Person vor Ort ab, falls doch kann petoffice auch hier helfen: Entsprechend an der Vermittlung hinterlegt, erhält der Übergeber am Vortag automatisch eine E-Mail, in der alle notwendigen Details zu der von ihm betreuten Ankunft zu finden sind: Neben einem Bild und notwendigen Angaben zu den Tieren hat der Übergeber so auch die Kontaktdaten der Adoptanten für den Fall der Fälle direkt an der Hand.

5. Vertragserstellung & Schutzgebühr

Spätestens jetzt sollte der Schutzvertrag zustande kommen. petoffice kann auch hier automatisch einen Vertrag mit allen notwendigen Inhalten auf Basis der Vorlage deines Vereins erstellen. Hierbei wird auch die Schutzgebühr hinterlegt, die du in diesem Schritt angeben kannst. Bei Erstellung des Schutzvertrages wird die resultierende PDF-Datei direkt als Dokument an der Vermittlung angehängt, um so die wirklich an den Adoptanten ausgelieferte Version sicher vor zukünftigen Änderungen an der Vertragsvorlage zu machen. Wenn du nachträglich Änderungen an der Person oder dem Tier machst (oder die Vorlage änderst), aber bereits ein Vertrag erzeugt wurde, wirken sich die Änderungen nicht auf die bestehenden Verträge aus.

Solltest du das PDF-Dokument neu erzeugen wollen, wird beim Klick auf "Speichern & Vertrag erstellen" ein Dialog angezeigt, mit dem du entweder die bestehende Datei überschreiben und eine neue erstellen, oder das alte Dokument behalten kannst.

petoffice kann dich aber auch bei der Schutzgebühr unterstützen. Auch hierfür kannst du eine Dokumentenvorlage hinterlegen, mit der eine Rechnung über die Schutzgebühr erstellt werden kann. Hierbei wird automatisch eine fortlaufende Rechnungsnummer vergeben, die auch im Rechnungsdokument gespeichert wird. Dieses Dokument kannst du dem Adoptanten zukommen lassen und ggf. für die interne Buchhaltung in deinem Verein verwenden.

Vermittlung auf Pflegestelle

Alternativ kannst du die Vertragsart auch auf "Pflegestelle" ändern, um eine Vermittlung an eine Pflegestelle zu realisieren. Der sonstige Prozess bleibt gleich, allerdings wird ein Pflegevertrag erstellt und das Tier wird nach Abschluss der Vermittlung als Pflegestellen-Tier gelistet.

6. Unterzeichnung des Vertrages

Den erstellten Vertrag kannst du dem Kunden entweder per E-Mail oder postalisch zukommen lassen, oder du nutzt die Funktion Digitaler Schutzvertrag. Mit dieser Funktion erhältst du einen Link, den du dem Beweber zukommen lassen kannst. Hier kann er sich die PDF-Dateien der Verträge herunterladen und den Vertrag auf Wunsch direkt online bestätigen. Hierüber wirst du per E-Mail oder Slack automatisch informiert und die Einverständniserklärung wird an der Vermittlung hinterlegt.

Sofern du den digitalen Schutzvertrag nutzt, kann der Adoptant sich in diesem Schritt auch entscheiden, ob er seine Daten zur Registrierung im Tierregister von TASSO freigeben möchte. Somit musst du nicht erneut nachfragen und kannst das Tier im letzten Schritt direkt ummelden.

7. Prüfung durch das Veterinäramt

Vor dem Transport solltest du beim für deinen Verein zuständigen Veterinäramt die Freigabe zur Einfuhr des Tieres und zur Meldung des Adoptanten einholen. Leider bietet petoffice derzeit noch keine Möglichkeit zur automatischen Meldung an das Veterinäramt. Dies liegt in der regionalen Aufstellung und der Unterschiede in der jeweiligen Arbeitsweise und Infrastruktur begründet. Du kannst aber, sofern dein Amtsveterinär das möchte, einen Veterinäramtszugang einrichten. Somit hat das Veterinäramt jederzeit Zugriff auf das Bestandsbuch deines Vereins. Alternativ kannst du auch die Transportliste übersenden.

8. Übergabe des Tieres

Sind alle vertraglichen Schritte getan kann das Tier nun übergeben werden. Hierbei können in petoffice die Übergabe des Tieres hinterlegt werden. Nachdem du den Schieberegler "Tier(e) übergeben" ausgewählt hast, kannst du mit einem Klick auf "Speichern & Übergabe abschließen" den Vermittlungsprozess beenden. Hierbei wird der Adoptant als Halter des Tieres eingetragen und das Tier selbst als "Vermittelt" gekennzeichnet. Der Vermittlungsprozess wird geschlossen verschwindet aus der Transportplanung.

Du kannst jederzeit über die Verknüpfungen im Tier- oder Personenprofil auf die Vermittlung zugreifen um dort hinterlegte Informationen nachzuschauen.

9. Registrierung bei TASSO

Sofern der Adoptant sein Einverständnis gegeben hat, kannst du das Tier direkt im Vermittlungsprozess entweder neu im Tierregister von TASSO anmelden, oder einen Halterwechsel vornehmen, sofern das Tier bereits zuvor über petoffice bei TASSO angemeldet wurde. Das erspart dir im Nachhinein evtl. viel Arbeit, ist für den Fall der Fälle sicherlich das Beste und zudem ein netter Service für den Adoptanten.

10. Nachkontrolle

Im Vermittlungsprozess kannst du zudem direkt einen Nachkontrolltermin planen. petoffice unterstützt dich auch hierbei und analog zur Suche nach einem Vorkontrolleur, Erstellung eines Nachkontrollbereichtes und der Terminierung. Wenn du die Vermittlung schließen willst, obwohl die Nachkontrolle noch aussteht, kannst du dir hier auch direkt eine Erinnerung erstellen, die dich zur Fälligkeit (z.B. in 3 Monaten) nochmals per E-Mail informiert.