Listen

Die Stammdatenbank formt das zentrale Element der Datenhaltung in petoffice. Sie ist in "Tiere" und "Personen" unterteilt und ermöglicht das einfache Speichern und Wiederauffinden von Vermittlungstieren, Adoptanten, Pflegestellen, Mitgliedern und vielem mehr.

Über die grüne Navigationsleiste auf der linken Seite des Bildschirmes gelangst du entweder zur Personen- oder Tierdatenbank. In einer Unterauswahl siehst du dann alle Listen, die es für diesen Bereich gibt, und kannst dir dadurch entweder alle Einträge anschauen, oder die Einträge durch eine Vorauswahl beschränken.

So stehen im Bereich Personen etwa Listen für Mitglieder, Adoptanten oder Pflegestellen zur Verfügung.

Sobald du eine Liste angeklickt hast, erhältst du eine Übersicht aller hinterlegten Datensätze. Danach kannst du z.B. über die Suche oder zusätzliche Filterfunktionen ganz einfach genau den Datensatz finden, den du suchst. Mit einem Klick auf einen Datensatz gelangst du zur Profilseite für das Tier oder der Person, auf der du sämtliche Daten ansehen oder ändern kannst.

Wichtig zu beachten ist allerdings, dass eine Person in mehreren Listen sein kann, ohne, dass der Datensatz zweimal angelegt wird. Das hat einen enormen Vorteil bei der Datenhaltung.

Beispielsweise kann Maria Mustermann sowohl ein Mitglied im Verein, als auch gleichzeitig Adoptant und Pflegestelle sein. Es reicht aber aus, Maria einmalig anzulegen und ihr sowohl die Rollen "Vereinsmitglied" als auch "Pflegestelle" zu geben. Somit taucht die Person in allen Listen auf.

Listen-Navigation

Auf der linken Bildschirmseite wird eine Übersicht zum Schnellzugriff auf Tiere & Personen angezeigt. In den Tierlisten etwa stehen Listen für alle angelegten Tierarten inkl. eigener Listen zur Auswahl.

Schnellfilter

Auf der rechten Bildschirmseite werden die für die jeweilige Liste hinterlegte Schnellfilter angezeigt. Diese filtern die in der Liste angezeigten Einträge durch zusätzliche Kriterien. Bei Tieren sind dies etwa die Filter "Vermittelt", "Unvermitelt" und "Pflegestelle". Diese Filter kannst du beim Bearbeiten der Liste auf Wunsch verändern, sowie Filter entfernen und neue Schnellfilter anlegen.

Suche

In jeder Liste kannst du über das Suchfeld in der oberen rechten Bildschirmecke gezielt nach Datensätzen suchen. Für Tiere und Personen werden jeweils die gängigsten Felder durchsucht und Ergebnisse tauchen sofort in der Liste auf, wenn du aufhörst zu tippen.

Du kannst also nach dem ganzen Namen einer Person suchen, es reicht aber auch, wenn du etwa die Anfangsbuchstaben des Nachnamens oder Wohnortes eingibst.

petoffice kann in einem bestimmten Umfang auch Schreibfehler in den Suchbegriffen ignorieren und Ergebnisse anzeigen, die zwar ähnlich aber nicht identisch geschrieben sind. Dennoch solltest du darauf achten, den Suchbegriff so korrekt wie möglich zu schreiben.

Eine Verknüpfung von Suchbegriffen mit UND- oder ODER-Logik ist nicht möglich.

Sortierung

Bestimmte Spalten in der Ergebnisliste können sortiert werden. Ob eine Spalte sortierbar ist oder nicht, wird über das Symbol mit den zwei Pfeilen neben dem Spaltennamen angezeigt.

Mit einem Klick wird die Sortierreihenfolge geändert, und nach dieser Spalte aufsteigend sortiert. Mit einem zweiten Klick wird die Sortierreihenfolge umgekehrt.

Es ist derzeit nicht möglich nach mehreren Spalten gleichzeitig zu sortieren.

In der Smartphone-App steht diese Funktion nicht zur Verfügung.

Listen bearbeiten

Als Administrator kannst du sämtliche im Ausgangszustand vorhandenen Listen bearbeiten und nach deinen Wünschen mit zusätzlichen Spalten oder Filtern ausstatten. Sofern du über entsprechende Berechtigungen verfügst, kannst du im Aktionsmenü auf "Liste bearbeiten" klicken um die entsprechende Funktion aufzurufen.

Listen exportieren

Abhängig von deinen Berechtigungen kannst du alle Listen auch exportieren. Die Liste ist in ihrer Konfiguration identisch zu dem, was in petoffice selbst angezeigt wird. Im Aktionsmenü findest du diese Funktion unter "Liste exportieren". Bitte hab etwas Geduld, während die Datei erstellt wird. Abhängig von der Menge der hinterlegten Daten kann das einen Moment dauern.

Dokumente über eine Liste erstellen

Solltest du eine entsprechende Dokumentenvorlage vom Typ "Tierliste" oder "Personenliste" erstellt haben, steht dir diese im Aktionsmenü ebenfalls zur Verfügung. Weitere Informationen zum Erstellen von Dokumenten in petoffice findest du im Handbuch unter der Überschrift Dokumente erstellen.