Bewerbermanagement

Das Bewerbermanagement in petoffice erlaubt es dir und deinem Verein, den Prozess der Interessensbekundung an einem Tier bis hin zur Vermittlung möglichst einfach und effektiv abzubilden. Hierfür stellt petoffice Bewerbungsformulare (auch Selbstauskunft, Erstauskunft) zur Verfügung, die du direkt auf deiner Homepage, in Social Media-Kanälen, auf Flyern und Vermittlungsplattformen teilen kannst. Bewirbt sich ein Interessent für ein Tier, landen seine Daten inklusive des ausgefüllten Fragebogens direkt in petoffice und können von dort aus geprüft werden.

Aus einer vielversprechenden Bewerbung kannst du auf Knopfdruck einen Vermittlungsprozess starten, die dich durch den gesamten Prozess der Vermittlung begleitet und unterstützt.

Bewerbungsformulare

Mit den Online-Bewerbungsformulare (auch Erstauskunft, Selbstauskunft) können Interessenten deinen Verein direkt kontaktieren, um Interesse an einem Tier zu bekunden. Dabei wird eine Reihe von Fragen gestellt, die als Teil des Bewerbungsformulares ausgefüllt werden müssen. Diese Informationen stehen dir danach in petoffice zur Verfügung. So kannst du den Bewerbungsprozess effektiv abbilden und hast alle Daten direkt dort, wo du sie benötigst.

Selbstauskunft

Du kannst entweder das Bewerbungsformular ohne Tierbezug nutzen, oder einen Link verwenden, der direkt zur Bewerbung für ein bestimmtes Tier verwendet werden kann. Hierbei bekommt petoffice automatisch alle Informationen zum Tier und kann dich bestmöglich unterstützen.

Der Vorteil bei Verwendung des Online-Bewerbungsformulares ist, dass alle Informationen zum Interessenten in petoffice automatisch angelegt werden. petoffice kümmert sich auch darum, bei mehrfachen Bewerbungen derselben Person, Profildaten anhand eines Adressabgleiches zum bestehenden Profil zuzuordnen. Dies erspart dir doppelte Datensätze und viel Aufwand bei der Datenpflege.

Mit Tierbezug

Für jedes Tier, was du in deiner Stammdatenbank anlegst, wird automatisch ein Link erzeugt, mit dem sich ein Interessent direkt für dieses Tier bewerben kann. Das Bewerbungsformular entspricht dabei dem ohne Tierbezug, allerdings wird direkt eine Verknüpfung zum Tier hergestellt, sodass du in petoffice nach Einsicht des Fragebogens direkt eine Vermittlung für dieses Tier starten kannst.

Ohne Tierbezug

Möchtest du ein allgemeines Bewerbungsformular hinterlegen, das nicht an ein bestimmtes Tier gebunden ist, kannst du das Formular ohne Tierbezug verwenden. Wird hierüber eine Selbstauskunft abgegeben, so taucht die Bewerbung ebenfalls mit allen personenbezogenen Daten auf, allerdings kannst du nicht direkt eine Vermittlung starten. Das ist besonders hilfreich, wenn du den Interessenten selbst einen Vorschlag machen möchtest, welche Tiere gut zu ihnen passen.

Nachdem sich die Fragen je nach Tierart oftmals unterscheiden, gibt es für jede Tierart einen eigenen Link. So kannst du sicherstellen, dass jeder Bewerber den passenden Fragebogen ausfüllt.

Bewerbung als Pflegestelle

Analog zur Selbstauskunft gibt es auch einen Bogen für neue Pflegestellen. Hierbei bewirbt sich der Interessent nicht für ein spezielles Tier, der Fragebogen funktioniert also ähnlich wie die Selbstauskunft ohne Tierbezug. Bewirbt sich ein Interessent als Pflegestelle, wird er in petoffice automatisch als Pflegestelle für die ausgewählte Tierart registriert. Auch hier kannst du je nach Tierart unterschiedliche Fragen und passende Antwortmöglichkeiten festlegen und den zur Tierart passenden Link zur Bewerbung als Pflegestelle verteilen.

Eigene Fragen hinterlegen

Natürlich kannst du alle Fragebögen nach deinen eigenen Wünschen anpassen. Das einzige was fest hinterlegt sind, sind die vier Schritte der Bewerbung:

1. Persönliche Daten
2. Lebensumgebung
3. Die neue Familie
4. Organisatorisches

Die persönlichen Daten in Schritt 1 sind für die Datenhaltung in petoffice notwendig und können nur eingeschränkt geändert werden, allerdings kannst du neue Felder selbst hinzufügen. Alle anderen Schritte (2-4) kannst du frei nach den Bedürfnissen deines Vereins anpassen.

Als Administrator findest du in den Einstellungen die Punkte "Bewerbungsformular" und "Pflegestellenbewerbung". In der jeweiligen Auswahl gibt es Tabs zur Anzeige der Links zum Bewerbungsformular und die Möglichkeit zur Anpassung der Formularfelder. Zusätzlich kannst du die Texte anpassen, die nach Abschluss der Bewerbung angezeigt werden sollen.

Am besten orientierst du dich an den bereits angelegten Fragen, um dich damit vertraut zu machen, wie die Erstellung und Anordnung im Detail funktioniert.

Benachrichtigung bei neuen Bewerbungen

Bei Eingang einer neuen Bewerbung werden alle in konfigurierten Kanäle benachrichtigt. E-Mails werden hierbei an die im Bereich "E-Mail Einstellungen" hinterlegten Adressen gesendet. Zusätzlich kannst du dich in einem Slack-Kanal benachrichtigen lassen, wenn du die entsprechende Webhook-URL hinterlegt hast.

Auswertung der Selbstauskunft

Zur Bewerbung gelangst du entweder über den in der E-Mail hinterlegten Link oder über dein persönliches Dashboard. Im Bereich "Neue Bewerbungen" taucht jede eingehende Bewerbung auf. Mit einem Klick gelangst du direkt zum ausgefüllten Fragebogen. Den kannst du als PDF-Datei speichern, oder direkt in petoffice prüfen, ggf. mit dem Interessenten in Kontakt treten und die Bewerbung dann ablehnen oder annehmen. Bei einer Bewerbung mit Tierbezug wird mit einem Klick auf "Annehmen" automatisch eine Vermittlung erzeugt, sollte es sich um eine Bewerbung ohne besonderen Tierbezug handeln, musst du an dieser Stelle mit dem Interessenten in Verbindung treten und ihm bei der Auswahl eines Tieres helfen. Anschließend kannst du die Vermittlung händisch anlegen.

Wenn du nach einer Bewerbung aus der Vergangenheit suchst, kannst du auch einfach das Personenprofil öffnen. Im Tab "Bewerbungen" steht dir eine komplette Historie der Bewerbungen dieser Person zur Verfügung.